Radboudumc

Het Radboudumc (voluit: Radboud universitair medisch centrum) is een academisch ziekenhuis in Nijmegen met ongeveer 13.000 medewerkers. Naast het bieden van topklinische en topreferente zorg heeft het Radboudumc een belangrijke taak in het vergroten en verspreiden van kennis en kunde in de vorm van onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Er worden ruim 3.000 studenten opgeleid.

Voor de vernieuwbouw van hun zorgcampus zocht het Radboudumc een smart lockersysteem. Om met een kleiner aantal garderobelockers meer zorgverleners te kunnen bedienen.

Te weinig beschikbare garderobelockers

In de oude situatie werden veel garderobelockers door zorgverleners geclaimd tot hun volgende dienst. Met name op piekmomenten was er hierdoor een tekort aan beschikbare lockers. Het bijplaatsen van garderobelockers was geen optie. Sterker nog: het Radboudumc moest juist het aantal garderobelockers inkrimpen.

Vernieuwbouw en minder ruimte

30 jaar geleden werden de eerste plannen gemaakt voor een nieuwe zorgcampus. In de realisatie ervan zijn de laatste jaren grote stappen gezet. De vernieuwbouw van het Radboudumc verkleint het aantal bebouwde vierkante meters voor een efficiëntere, persoonlijkere en duurzamere zorg. Daarnaast biedt de compactere bebouwing alle ruimte aan een mooie groene, parkachtige campus.

De inkrimping van het aantal vierkante meters in de nieuwbouw betekende ook minder ruimte voor lockers. Met minder lockers moesten meer zorgverleners bediend gaan worden. Daarom koos het Radboudumc voor het smart lockersysteem van Vecos, zodat opbergruimte dynamisch kan worden gebruikt. De overstap verloopt gefaseerd, per bouw- en verbouwproject. De eerste 1.793 smart lockers zijn in 2020 in gebouw F, het Amalia kinderziekenhuis, geplaatst.

Alle smart lockers binnen het Radboudumc zijn verbonden met hetzelfde lockersysteem. Tegelijkertijd is elke afdeling anders en heeft hun eigen vraagstukken rond het opbergen van spullen en kleding. Samen met Jasper Rietbergen, projectmanager bij Vecos, werkte het Radboudumc aan de invulling van de verschillende gebruikerservaringen in de software.

Lockerbeheer centraal én op locatie

Het Radboudumc gebruikt garderobe-, schoenen- en kantoorlockers. Voor elke locatie en type locker wordt bepaald hoe en hoe lang je een locker mag gebruiken en wat er na het verstrijken van die timer gebeurt. Deze informatie is nodig om het lockersysteem voor gebruik in te stellen. Tegelijkertijd zijn deze spelregels flexibel en kunnen de beheerders de regels later waar nodig aanpassen. Bij het inventariseren van de wensen bleek dat een aantal afdelingen het lockerbeheer op hun locatie zelf wilde regelen. Dat kan.

Alle lockers binnen het Radboudumc vallen onder één systeem. De meeste lockers worden centraal beheerd, op een aantal afdelingen gebeurt dit lokaal. Hiervoor zijn binnen de software afzonderlijke locaties met eigen beheerders aangemaakt. De toegankelijkheid is breed gehouden: als medewerkers op een andere locatie zijn, kunnen ze ook daar een locker krijgen.

Opties en keuzes

Voor de bediening van de lockers koos het Radboudumc voor hun toegangskaart en de Smart Locker App van Vecos. Medewerkers gebruiken de methode die zij het prettigst vinden. Voor een transparante toepassing van de gebruikersregels overwoog het Radboudumc pushnotificaties in te zetten, een berichtenservice. Als bijvoorbeeld de maximale gebruikstijd van een locker bijna verstrijkt, ontvangt een medewerker een herinnering.

Pushnotificaties worden vooral in combinatie met de Vecos locker-app gebruikt. Daar is een reden voor. App-gebruikers ontvangen de notificaties direct in de app op hun telefoon, kaartgebruikers via e-mail. Vecos heeft de ervaring dat notificaties als e-mailbericht minder populair zijn. In het Radboudumc wordt hun kaart meer gebruikt dan de app. Vecos adviseerde daarom pushnotificaties niet breed in te zetten. Er was één goede uitzondering: de schoenenlocker. Die mag maximaal zes weken aaneengesloten gebruikt worden. Alleen bij dit type locker wordt de pushnotificatie ingezet als geheugensteuntje.

Lockercapaciteit en schaalbaarheid

In september 2023 waren er inmiddels 8.812 smart lockers in gebruik genomen, verdeeld over zeven locaties. Het Radboudumc heeft met dynamisch lockergebruik het tekort aan lockers en het inkrimpen van de schikbare ruimte voor lockers succesvol omgezet in voldoende opbergcapaciteit. Het vernieuwbouwproces gaat ondertussen door. Nieuwe locaties en lockers kunnen eenvoudig en snel aan het smart lockersysteem van het Radboudumc worden toegevoegd. Het Vecos-systeem is onbeperkt schaalbaar.

Elke afdeling binnen het Radboudumc heeft eigen opbergbehoeftes. Er zijn dan ook verschillende soorten lockers in gebruik: grote garderobelockers en kleinere schoenenlockers voor zorgverleners en kantoorlockers.

Kleedruimtes met garderobelockers en schoenenlockers

De lockers worden in principe dynamisch gebruikt. Het grote verschil met een vaste locker is dat je na je werk geen spullen meer kunt achterlaten. Zeker bij de kleedruimtes was er de behoefte om spullen op het werk te bewaren, in de eerste plaats werkschoenen. Het Radboudumc vond de oplossing in de combinatie van garderobelockers en schoenenlockers. Een garderobelocker gebruik je tijdens je dienst en daarna kun je een kleine schoenenlocker nemen.

In de schoenenlocker passen naast schoenen nog enkele kleine persoonlijke spullen. Als medewerkers weer naar hun werk komen, geven ze de schoenenlocker vrij en kunnen zij een garderobelocker nemen. Omdat de tijd tussen twee diensten langer kan zijn, bijvoorbeeld in verband met vakantieverlof, is aan de schoenenlockers een lange maximale gebruikstijd gekoppeld van zes weken.

• Voldoende lockercapaciteit. Met behulp van dynamisch lockergebruik heeft het Radboudumc met minder lockers meer lockercapaciteit gegenereerd.
• Gebruikerservaring kleedruimtes. Zorgmedewerkers kunnen het gebruik van een garderobelocker en een schoenenlocker afwisselen en zo tóch spullen op hun werk bewaren.
• Lockerbeheer op maat. De lockers worden deels centraal beheerd en deels door afdelingen die dit graag in eigen beheer doen.