Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC)

Het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) is een academisch ziekenhuis met ruim 7.000 medewerkers. In het OK-centrum worden hightech operaties uitgevoerd. Omdat het OK-centrum inmiddels ongeveer 25 jaar oud was, zou het vernieuwd worden. Niet alleen de operatiekamers waren toe aan een toekomstbestendige update met meer ruimte voor innovatieve techniek, ook de omkleedfaciliteiten.

Te weinig lockers

In de oude situatie was er een tekort aan garderobelockers voor de OK-medewerkers. De lockers waren allemaal persoonlijk toegewezen terwijl er inmiddels meer zorgkledingdragers waren dan garderobelockers. De Raad van Bestuur wilde een oplossing zodat iedereen die zorgkleding draagt toegang heeft tot een garderobelocker en gebruik kan maken van een garderobe- en omkleedruimte.

Vernieuwing van het OK-complex

Voor het LUMC was de verbouwing van het OK-centrum het moment om het capaciteitsprobleem met de garderobelockers aan te pakken. Zij willen hiervoor hun systeem met vast toegewezen lockers vervangen door dynamische garderobelockers. Met dynamische toewijzing, oftewel flexibel en wanneer nodig, wilde het LUMC optimale benutting van de lockers realiseren. Deze nieuwe manier van werken met lockers moest de capaciteitsproblemen duurzaam oplossen.

Tijdens de verbouwing van het OK-complex is er op een andere verdieping een tijdelijke kleedruimte gecreëerd. Daar konden de OK-medewerkers gebruik maken van de oude lockers. Zo kon de verbouwing en herinrichting van de dames- en herenkleedkamer in één keer worden aangepakt.

Een toekomstbestendige oplossing

Het LUMC zocht een smart lockersysteem dat in alle opzichten duurzaam en toekomstbestendig is, op basis van een SaaS-oplossing. Met robuuste, hygiënische lockerkasten en een veelzijdig systeem dat de ruimte biedt om waar nodig in de toekomst aanpassingen te doen. Bijvoorbeeld gebruikersregels aanpassen, bediening met een app introduceren, meldingen versturen of het type kaartlezer vervangen. Met het smart lockersysteem van Vecos is dit allemaal mogelijk.

Om een goede indruk te krijgen hoe een smart lockersysteem in de praktijk werkt, wilde het LUMC graag een referentieproject zien. Het LUMC heeft twee universitaire ziekenhuizen bezocht die met het Vecos-systeem werken. Op basis van alle informatie koos het LUMC voor samenwerking met Vecos vanwege de prijs-kwaliteitverhouding. Aspecten die voor het LUMC sterk meewogen waren onder andere de robuustheid en hygiënische vormgeving van het smartlockersysteem.

De gebruikerservaring vormgeven

Dynamisch lockergebruik vergroot de lockercapaciteit, niet de ruimte zelf. Bij de overstap naar het Vecos-systeem is de vormgeving van de gebruikerservaring dan ook een belangrijk onderdeel van het proces. Samen met projectmanager Jasper Rietbergen bekeek het LUMC de verschillende mogelijkheden, van het aantal terminals tot de instellingen in de software.

In OK’s wordt veel in diensten gewerkt. Hierdoor ontstaan piekmomenten in het gebruik van de kleedruimtes en lockers. Het LUMC wilde een maximale wachttijd van 30 seconden per persoon bij de terminals en een daarop afgestemd aantal terminals. Een locker vragen is een korte, snelle handeling. Als een kaart wordt gescand, verschijnt het toegewezen lockernummer direct op het terminalscherm. Na vijf seconden springt het scherm terug naar het beginscherm, klaar voor het scannen van de volgende kaart. In combinatie met extra terminals ervaren medewerkers minimale wachttijden.

Daarnaast kan een goede doorstroming binnen de ruimte ook via de instellingen geregeld worden. Bijvoorbeeld door lockers in een patroon gespreid over de ruimte toe te wijzen. Het LUMC gaf de voorkeur aan keuzevrijheid voor hun medewerkers en voegde de Vecos locker-app als bedieningsmethode toe. Via de app kunnen medewerkers zelf een locker kiezen en gelijk doorlopen naar hun gereserveerde locker.

Optimaal ruimtegebruik

In de kleedruimtes van het OK-complex van het LUMC zijn 342 smart lockers geplaatst. De witte lockeropstellingen met blauwe accenten zijn doordacht en efficiënt in de compacte ruimtes geplaatst. Ook de lockers zelf worden nu met behulp van dynamisch toewijzen en een maximale gebruiksduur efficiënt gebruikt. Het LMUC heeft het voormalige lockertekort zo succesvol omgezet in voldoende capaciteit en de beschikbare ruimte optimaal benut.

Bediening met kaart vs. de app

Medewerkers kunnen met een kaart bij de terminal of via de locker-app van Vecos een locker nemen. Aan de buitenzijde van de lockerdeur laat de kleur van een ledlampje zien of de locker vrij of bezet is. Een knipperend lampje betekent dat de locker is geopend.

De app bleek populair in het gebruik. Het maximale tijd tussen een locker vragen en deze voor het eerst openen om hem in gebruik te nemen, is ruim ingesteld, namelijk binnen vijf minuten. Een locker kan dus via de app al op weg naar de kleedruimte gereserveerd worden. Ook de mogelijkheid binnen de app om zelf je lockernummer te kiezen, pakte in het voordeel van de populariteit van de app uit.

Flexibele instellingen

Een toegewezen locker mag 14 uur gebruikt worden. Na 13 uur krijgt de medewerker een herinnering (pushnotificatie) dat de maximale tijd bijna is bereikt en na 14 uur wordt de locker geblokkeerd. Bediening met een kaart én een app, timers, wel of geen notificaties versturen: het zijn allemaal voorbeelden van flexibele instellingen. Het LUMC kan gebruiksregels altijd online en eenvoudig aanpassen via de managementportal – een belangrijke voorwaarde voor een toekomstbestendige oplossing.

• Lockertekort verholpen. Met dynamische toewijzing heeft het LUMC met een beperkt aantal lockers voldoende lockercapaciteit gecreëerd.
• Toekomstbestendige oplossing. Een robuust en flexibel smart lockersysteem met gebruiksinstellingen die eenvoudig aangepast kunnen worden in de managementportal.
• Bediening met een app. Met de locker-app van Vecos kunnen medewerkers op weg naar de kleedruimte al een locker reserveren.