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Das Radboudumc (Radboud University Medical Centre) ist ein akademisches Krankenhaus in Nimwegen mit rund 13.000 Beschäftigten. Neben der Erbringung von klinischer Versorgung und Überweisungen auf höchstem Niveau kommt dem Radboudumc die wichtige Aufgabe zu, Wissen und Expertise in Form von Bildung und wissenschaftlicher Forschung zu fördern und zu verbreiten. Es werden dort mehr als 3.000 Studenten ausgebildet.
Für die Sanierung ihres Klinikgeländes war das Radboudumc auf der Suche nach einem smarten Schließfachsystem. Ziel dabei war, um mit einer geringeren Anzahl von Garderobenspinden mehr Pflegekräfte zu bedienen.
In der alten Situation wurden viele Garderobenspinde von Pflegekräften bis zu deren nächster Schicht in Anspruch genommen. Dies führte vor allem in Stoßzeiten zu einem Mangel an verfügbaren Spinden. Es konnten keine zusätzlichen Garderobenspinde aufgestellt werden. Im Gegenteil, das Radboudumc sah sich sogar gezwungen, die Anzahl der Garderobenspinde zu reduzieren.
Vor 30 Jahren wurden die ersten Pläne für ein neues Klinikgelände gemacht. Bei deren Durchführung wurden in den letzten Jahren große Fortschritte gemacht. Bei der Sanierung des Radboudumc ist eine Reduzierung der bebauten Quadratmeter vorgesehen, um eine effizientere, individuellere und nachhaltigere Versorgung zu ermöglichen. Zudem entsteht durch die kompaktere Bebauung reichlich Platz für einen schönen grünen, parkähnlichen Campus.
Mit der Verringerung der Anzahl Quadratmeter im Neubau verringerte sich jedoch auch die verfügbare Stellfläche für Spinde. Also mussten mehr Pflegekräfte mit weniger Spinden auskommen. Aus diesem Grund hat sich das Radboudumc für das smarte Schließfachsystem von Vecos entschieden, so dass Stauraum dynamisch genutzt werden kann. Die Umstellung erfolgt in Phasen, jeweils nach Bau- und Umbauprojekt. Die ersten 1.793 smarten Spinde wurden 2020 im Gebäude F, dem Kinderkrankenhaus Amalia, installiert.
Alle smarten Spinde innerhalb des Radboudumc sind an das gleiche Schließfachsystem angeschlossen. Gleichzeitig ist jede Abteilung einzigartig und hat ihre eigenen Herausforderungen, was die Aufbewahrung von Gegenständen und Kleidung angeht. Gemeinsam mit Jasper Rietbergen, Projektleiter bei Vecos, arbeitete das Radboudumc an der Ausarbeitung der verschiedenen Benutzererlebnisse in der Software.
Radboudumc verwendet Garderobe- und Schuhspinde sowie Büroschließfächer. Es wird für jeden Standort und jede Art von Spind festgelegt, wie und wie lange ein Spind genutzt werden kann und was nach Ablauf des Timers geschieht. Diese Informationen werden zur Einrichtung des Schließfachsystems für die Verwendung benötigt. Gleichzeitig sind diese Spielregeln flexibel, und haben die Administratoren die Möglichkeit, die Regeln später nach Bedarf anzupassen. Die Bestandsaufnahme der Wünsche ergab, dass eine Reihe von Abteilungen die Spindverwaltung an ihren Standorten selbst übernehmen wollten. Das ist durchaus möglich.
Alle Spinde innerhalb des Radboudumc unterliegen einem einzigen System. Die meisten Spinde werden zentral verwaltet, in einigen Abteilungen wird dies vor Ort erledigt. Zu diesem Zweck wurden in der Software separate Standorte mit eigenen Administratoren eingerichtet. Die Zugänglichkeit wurde weit gefasst: Wenn sich Mitarbeiter an einem anderen Standort befinden, können sie auch dort einen Spind benutzen.
Für die Bedienung der Spinde entschied sich das Radboudumc für seinen Zugangsausweis und die „Smart-Locker-App“ von Vecos. Mitarbeiter verwenden die Methode, die ihnen am meisten zusagt. Zur transparenten Einhaltung der Nutzungsregeln hat das Radboudumc die Verwendung von Push-Benachrichtigungen über einen Nachrichtendienst in Betracht gezogen. Wenn beispielsweise die maximale Nutzungsdauer eines Spinds bald abläuft, erhält ein Mitarbeiter eine Erinnerung.
Push-Benachrichtigungen werden überwiegend in Verbindung mit der Schließfach-App von Vecos eingesetzt. Dafür gibt es einen Grund. App-Benutzer erhalten die Benachrichtigungen direkt in der App auf ihrem Smartphone, Benutzer der Zugangsausweise per E-Mail. Den Erfahrungen von Vecos zufolge sind Benachrichtigungen in Form von E-Mail-Nachrichten weniger beliebt. Beim Radboudumc wird dessen Zugangsausweis mehr genutzt als die App. Vecos empfahl daher, Push-Benachrichtigungen nicht auf breiter Front einzusetzen. Allerdings mit einer guten Ausnahme: dem Schuhspind. Der darf maximal sechs Wochen hintereinander genutzt werden. Nur bei diesem Spindtyp wird die Push-Benachrichtigung als Erinnerung verwendet.
Bis September 2023 waren inzwischen 8.812 smarte Spinde an sieben Standorten in Betrieb. Mit der dynamischen Spindnutzung ist es dem Radboudumc gelungen, den Mangel an Spinden und dem Schwinden der verfügbaren Stellfläche für Spinde in ausreichenden Stauraum umzuwandeln. In der Zwischenzeit gehen die Sanierungsarbeiten weiter. Dem smarten Schließfachsystem des Radboudumc können einfach und schnell neue Standorte und Spinde hinzugefügt werden. Das Vecos-System ist unbegrenzt skalierbar.
Jede Abteilung innerhalb des Radboudumc hat ihren eigenen Aufbewahrungsbedarf. Dementsprechend sind verschiedene Arten von Spinden im Einsatz: große Garderobenspinde und kleinere Schuhspinde für Pflegekräfte sowie Büroschließfächer.
Die Spinde werden grundsätzlich dynamisch genutzt. Der große Unterschied zu einem festen (eigenen) Spind ist, dass Sie nach der Arbeit keine Sachen mehr zurücklassen können. Insbesondere in den Umkleideräumen bestand der Bedarf, Sachen am Arbeitsplatz aufzubewahren, in erster Linie Arbeitsschuhe. Das Radboudumc fand die Lösung in der Kombination von Garderobe- und Schuhspinden. Sie benutzen während Ihrer Schicht einen Garderobenspind und können anschließend einen kleinen Schuhspind in Gebrauch nehmen.
Der Schuhspind bietet neben den Schuhen auch Platz für ein paar kleine persönliche Sachen. Wenn Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, geben sie den Schuhspind frei und können einen Garderobenspind benutzen. Da zwischen zwei Schichten ein längerer Zeitraum liegen kann, wie etwa bei Urlaub, wurde für die Schuhspinde eine lange maximale Nutzungsdauer von sechs Wochen festgelegt.
Wir wissen, dass die richtigen Leute den Unterschied ausmachen. Deshalb sind wir immer auf der Suche nach leidenschaftlichen, ehrgeizigen Menschen, die in unser wachsendes Team passen. Nehmen Sie Kontakt auf, um mehr zu erfahren, und lassen Sie uns sehen, ob wir zusammenpassen!
