ZGT (Ziekenhuisgroep Twente)

ZGT (Ziekenhuisgroep Twente) is een topklinisch ziekenhuis met ruim 3.200 medewerkers en een verzorgingsgebied van ongeveer 390.000 inwoners. Vanuit hun beide locaties in Almelo en Hengelo biedt ZGT een breed zorgpakket. Daarmee heeft het ziekenhuis een belangrijke functie in de regio en voor verschillende specialisaties ook een bovenregionale betekenis.

In 2020 werden de plannen in gang gezet voor de centralisatie van de kleedruimtes op de beide locaties van ZGT.

Centraliseren van de kleedruimtes

ZGT wilde de kleedruimtes voor medewerkers op hun beide locaties centraliseren en vernieuwen. De manier waarop lockers werden gebruikt, zou gaan veranderen. In plaats van een vast toegewezen locker zouden medewerkers een locker voor een aantal uren in gebruik krijgen, zogenoemde dynamische lockers. Hiervoor wilde ZGT overstappen op een smart lockersysteem.

ZGT had al een duidelijk beeld bij dynamisch lockergebruik. Medewerkers zouden maximaal één locker tegelijk in gebruik hebben en die niet vooraf kunnen reserveren. Zo kunnen lockers optimaal benut worden en zijn in totaal minder lockers nodig, zodat ruimte wordt bespaard.

Toekomstbestendig smart lockersysteem

ZGT zocht een toekomstbestendig en flexibel smart lockersysteem: schaalbaar, verplaatsbaar en met gebruikersregels die je aan kunt passen. Waarbij de gebruikerservaring centraal staat en de lockers bediend kunnen worden met de eigen toegangskaart. Dit is allemaal mogelijk met het smart lockersysteem van Vecos.

Om de best passende keuze voor de lockerkasten en het lockersysteem te bepalen, werkte ZGT met een proefopstelling. Het ziekenhuis testte twee lockersystemen, waaronder het Vecos-systeem, en drie verschillende lockerkasten. Na deze proefperiode koos ZGT voor Vecos vanwege de prijs-kwaliteitverhouding. Eén van de afwegingen hierbij was dat het Vecos-systeem als beste getest was.

Vlotte en prettige doorstroming binnen de ruimtes

Het bepalen van de instellingen van een lockersysteem is maatwerk. Samen met projectmanager Jasper Rietbergen besprak ZGT hun wensen. De doorstroming binnen de kleedruimtes was een belangrijk item. Omdat in ziekenhuizen in diensten wordt gewerkt, zijn er piekmomenten in het gebruik van kleedruimtes. ZGT wilde doorstromingsproblemen door deze piekmomenten actief vermijden. Bij één kleedruimte was er een extra uitdaging in de vorm een smalle gang bij binnenkomst.

Hoewel de terminals verzoeken voor het vragen, openen en vrijgeven van lockers binnen enkele seconden afhandelen, is wachten nooit prettig. Vecos adviseerde daarom een groter aantal terminals dan nodig voor het systeem om piekmomenten soepel op te kunnen vangen. Ook zijn in de dameskleedruimte met de smallere entree twee terminals vlak bij elkaar geplaatst, zodat binnenkomende medewerkers nog sneller verder de ruimte in worden geleid. Verder worden de lockers slim gespreid over de hele ruimte toegewezen.

Informatieschermen

ZGT had nog een heel specifieke wens: informatieschermen aan de buitenzijde van de kleedruimtes die aangeven hoeveel vrije lockers er nog zijn. Met de schermen wilde ZGT heel transparant in één oogopslag de vraag wegnemen of er nog plek was in een bepaalde kleedruimte. Dat is geen standaardoptie van het Vecos-systeem. Het kon wel gerealiseerd worden. Het ziekenhuis verzorgde de software die de koppeling mogelijk maakte tussen de beeldschermen en het Vecos-systeem.

Het lockermanagementsysteem houdt doorlopend al het lockergebruik bij, inclusief het exacte aantal beschikbare lockers. Deze data kunnen naar behoefte gefilterd worden. In dit geval zijn de kleedruimtes als afzonderlijke gebieden ingesteld. De gekoppelde schermen laten zo per kleedkamer up-to-date het aantal beschikbare lockers zien.

Ruimtebesparing en vereenvoudigd beheer

ZGT heeft verdeeld over de locaties Almelo en Hengelo 880 smart lockers. Deze friswitte Z-lockers zijn in twee fases geplaatst zodat het werk in het ziekenhuis met zo min mogelijk overlast kon doorgaan. Met dynamisch gebruik kunnen meer medewerkers van hetzelfde aantal lockers gebruik maken. Hierdoor konden op de locatie Almelo twee kleinere kleedruimtes vervallen.

Het smart lockersysteem automatiseert het lockerbeheer en de lockeruitgifte. De gebruikersgegevens van de medewerkers die een garderobelocker mogen gebruiken zijn up-to-date door middel van de geïmporteerde data van de toegangscontrole. Via de lockermanagementportal heeft ZGT real-time inzicht in het lockergebruik en kan het beheer op afstand worden uitgevoerd.

De gebruikerservaring staat centraal

Als medewerkers bij een kleedkamer komen, kunnen ze op het scherm naast de ingang al zien hoeveel lockers er nog vrij zijn. De terminals met kaartlezer zijn verwerkt in de kopse kanten van de lockeropstellingen. Zo worden medewerkers die een locker willen vragen en medewerkers die een locker gebruiken naar andere delen van de kleedruimte geleid.

Bij het scannen van hun kaart ziet de medewerker direct het nummer van de toegewezen locker op het scherm van de terminal. Het toewijzen van de lockers gebeurt systematisch. Hiervoor is een Preferred Allocation Range (PAR) aangemaakt in de software, een voorkeursvolgorde voor de toewijzing van lockers binnen een geselecteerd gebied. Voor een goede doorstroming en om medewerkers zo veel mogelijk ruimte te geven, worden de lockers gespreid over de ruimte toegewezen.

• Dynamische lockers. ZGT bespaart ruimte en zorgt voor maximale beschikbaarheid van de lockers.
• Informatieschermen. Aan de buitenzijde van de kleedruimtes kunnen medewerkers direct zien hoeveel lockers er vrij zijn.
• Efficiënte inrichting. Met behulp van de software en slimme inzet van de terminals kunnen medewerkers ook op piekmomenten snel en comfortabel gebruik maken van de kleedruimtes.