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Le Radboudumc (le centre médical universitaire Radboud) est un hôpital universitaire situé à Nimègue qui emploie environ 13 000 personnes. Outre la fourniture de soins cliniques et de référence de haut niveau, le Radboudumc a pour mission importante d’accroître et de diffuser les connaissances et les compétences par le biais de l’enseignement et de la recherche scientifique. Plus de 3 000 étudiants y sont formés.
Pour la rénovation de son campus de soins de santé, le Radboudumc était à la recherche d’un système de casiers intelligents. Afin de servir plus de prestataires de soins de santé avec un plus petit nombre de casiers.
Dans l’ancienne situation, de nombreux casiers vestiaires étaient occupés par les soignants jusqu’à leur prochaine garde. Cette situation entraînait une pénurie de casiers disponibles, en particulier aux heures de pointe. L’ajout de vestiaires n’était pas envisageable. En fait, le Radboudumc a dû réduire le nombre de casiers vestiaires.
Il y a 30 ans, les premiers plans d’un nouveau campus de soins de santé ont été élaborés. Ces dernières années, de grands progrès ont été accomplis dans la réalisation de ce projet. La rénovation du Radboudumc réduit le nombre de mètres carrés construits pour des soins plus efficaces, plus personnels et plus durables. En outre, le bâtiment plus compact offre tout l’espace nécessaire à la création d’un magnifique campus vert, semblable à un parc.
La réduction du nombre de mètres carrés dans le nouveau bâtiment signifie également moins d’espace pour les casiers. Avec moins de casiers, plus de prestataires de soins de santé devaient être servis. C’est la raison pour laquelle le Radboudumc a opté pour le système de casiers intelligents de Vecos, afin que l’espace de stockage puisse être utilisé de manière dynamique. Le changement se fait par étapes, en fonction des projets de construction et de rénovation. Les 1 793 premiers casiers intelligents ont été installés dans le bâtiment F, l’hôpital pour enfants Amalia, en 2020.
Tous les casiers intelligents du Radboudumc sont connectés au même système de casiers. En même temps, chaque département est différent et a ses propres problèmes de rangement des effets personnels et des vêtements. En collaboration avec Jasper Rietbergen, chef de projet chez Vecos, le Radboudumc a travaillé à l’élaboration des différentes expériences utilisateur dans le logiciel.
Le Radboudumc utilise des casiers vestiaires, des casiers à chaussures et des casiers de bureau. Pour chaque lieu et chaque type de casier, il est déterminé comment et pendant combien de temps on est autorisé à utiliser un casier et ce qui se passe après l’expiration de ce délai. Ces informations sont nécessaires pour mettre en place le système de casiers. En même temps, ces règles de base sont flexibles et les administrateurs peuvent les ajuster ultérieurement si nécessaire. Lors de l’étude des besoins, il s’est avéré qu’un certain nombre de départements souhaitaient contrôler eux-mêmes la gestion des casiers sur leurs sites. C’est possible.
Tous les casiers du Radboudumc relèvent d’un seul système. La plupart des casiers sont gérés de manière centralisée, mais certains départements les gèrent localement. À cette fin, des sites distincts avec leurs propres administrateurs ont été créés dans le logiciel. L’accessibilité a été maintenue à un niveau élevé : si les employés se trouvent sur un autre site, ils peuvent également obtenir un casier sur ce site.
Pour faire fonctionner les casiers, le Radboudumc a choisi sa carte d’accès et l’application Smart Locker de Vecos. Les employés utilisent la méthode qui leur convient le mieux. Pour une application transparente des règles d’utilisation, le Radboudumc a envisagé d’utiliser les notifications push, un service de messagerie. Par exemple, si la durée maximale d’utilisation d’un casier est sur le point d’expirer, l’employé recevra un rappel.
Les notifications push sont principalement utilisées en combinaison avec l’application de casier Vecos. Il y a une raison à cela. Les utilisateurs de l’application reçoivent les notifications directement dans l’application sur leur téléphone, les utilisateurs de la carte par courriel. Vecos sait par expérience que les notifications sous forme de messages électroniques sont moins populaires. Au Radboudumc, la carte est plus utilisée que l’application. Vecos a donc recommandé de ne pas déployer les notifications push à grande échelle. Il y a une bonne exception : le casier à chaussures. Celui-ci peut être utilisé pendant un maximum de six semaines consécutives. C’est uniquement pour ce type de casier que la notification push est utilisée comme rappel.
En septembre 2023, 8 812 casiers intelligents étaient utilisés sur sept sites. Grâce à l’utilisation dynamique des casiers, le Radboudumc a réussi à convertir la pénurie de casiers et le réduction de l’espace disponible en une capacité de stockage suffisante. Entre-temps, le processus de rénovation se poursuit. De nouveaux sites et de nouveaux casiers peuvent être facilement et rapidement ajoutés au système de casiers intelligents du Radboudumc. Le système Vecos est évolutif à l’infini.
Chaque département du Radboudumc a ses propres besoins en matière de stockage. C’est la raison pour laquelle les différents types de casiers sont utilisés : de grandes armoires, des casiers à chaussures plus petits pour le personnel soignant et des casiers de bureau.
En principe, les casiers sont utilisés de manière dynamique. La grande différence avec un casier fixe est qu’il n’est pas possible de laisser des affaires derrière soi après le travail. Dans les vestiaires en particulier, il était nécessaire de ranger les objets utilisés au travail, principalement les chaussures de travail. Le Radboudumc a trouvé la solution en combinant des armoires vestiaires et des casiers à chaussures. Un casier vestiaire est utilisé pendant la durée du travail et un petit casier à chaussures est mis à disposition après le travail.
Le casier à chaussures permet de ranger quelques petits objets personnels en plus des chaussures. Lorsque les employés reprennent le travail, ils libèrent le casier à chaussures et peuvent prendre un casier à vêtements. Étant donné que les périodes entre les postes peuvent être plus longues, par exemple en raison de congés, une longue période d’utilisation maximale de six semaines a été fixée pour les casiers à chaussures.
Le travail hybride fait à présent parti de notre quotidien. Le stockage dynamique offre à vos collaborateurs la liberté de travailler facilement où ils le souhaitent. Contactez-nous pour en savoir plus sur la technologie des casiers intelligents et leur contribution à l’efficacité d’un environnement de travail flexible.
