Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC)

Le Centre médical universitaire de Leyde (LUMC) est un hôpital universitaire qui emploie plus de 7 000 personnes. Des opérations de haute technologie sont réalisées dans le centre de chirurgie. Ce dernier ayant environ 25 ans, il était temps de le rénover. Non seulement les salles d’opération avaient besoin d’une mise à jour à l’épreuve du temps, avec plus d’espace pour les technologies innovantes, mais les vestiaires avaient également besoin d’être modernisés.

Pas assez de casiers

Dans l’ancienne situation, il y avait une pénurie de vestiaires pour le personnel des blocs opératoires. Les casiers étaient tous attribués personnellement alors qu’il y avait désormais plus de personnes portant des vêtements de soins que de casiers. Le conseil d’administration souhaitait une solution permettant à toutes les personnes portant des vêtements de soins d’accéder à une armoire à vêtements et d’utiliser une armoire et un vestiaire.

Rénovation des blocs opératoires

Pour LUMC, la rénovation du centre de chirurgie a été l’occasion de s’attaquer au problème de capacité des casiers des vestiaires. Pour ce faire, ils souhaitaient remplacer leur système de casiers fixes par des casiers dynamiques. Grâce à l’attribution dynamique, c’est-à-dire flexible et en fonction des besoins, le LUMC voulait parvenir à une utilisation optimale des casiers. Cette nouvelle façon de travailler avec les casiers devait résoudre les problèmes de capacité de façon permanente.

Lors de la rénovation du centre de chirurgie, un vestiaire temporaire a été créé à un autre étage. Le personnel des blocs opératoires pouvait y utiliser les anciens casiers. La rénovation et le réaménagement des vestiaires des hommes et des femmes ont ainsi pu être réalisés en une seule fois.

Une solution à l’épreuve du temps

Le LUMC était à la recherche d’un système de casiers intelligent, durable et à l’épreuve du temps à tous les égards, basé sur une solution SaaS. Avec des casiers robustes et hygiéniques et un système polyvalent qui permet des ajustements futurs si nécessaire. Par exemple, l’adaptation des règles d’utilisation, l’introduction d’un contrôle avec une application, l’envoi de notifications ou le changement du type de lecteur de cartes. Tout cela est possible avec le système de casiers intelligents de Vecos.

Pour se faire une bonne idée du fonctionnement pratique d’un système de casiers intelligents, le LUMC a voulu voir un projet de référence. LUMC a visité deux hôpitaux universitaires qui utilisent le système Vecos. Sur la base de toutes ces informations, le LUMC a choisi de travailler avec Vecos en raison de son rapport qualité-prix. La robustesse et la conception hygiénique du système de casiers intelligents sont des aspects qui ont fortement compté pour le LUMC.

Personnaliser l’expérience utilisateur

L’utilisation dynamique des casiers permet d’augmenter la capacité sans devoir nécessiter plus d’espace. Lors du passage au système Vecos, la conception de l’expérience utilisateur est donc un élément important du processus. En collaboration avec le chef de projet Jasper Rietbergen, le LUMC a examiné les différentes options, du nombre de terminaux aux paramètres du logiciel.

Dans les salles d’opération, le travail se fait souvent par roulement. Cela entraîne des pics d’utilisation des vestiaires et des casiers. Le LUMC souhaitait un temps d’attente maximal de 30 secondes par personne aux terminaux et un nombre correspondant de terminaux. Demander un casier est une opération courte et rapide. Lorsqu’une carte est scannée, le numéro de casier attribué apparaît immédiatement sur l’écran du terminal. Au bout de cinq secondes, l’écran revient à l’écran d’accueil, prêt à scanner la carte suivante. Grâce à l’utilisation de terminaux supplémentaires, les employés ne doivent attendre que très peu de temps.

De plus, les paramètres permettent de contrôler la fluidité de la circulation dans la salle. Par exemple, en répartissant les casiers dans la salle. Le LUMC a privilégié la liberté de choix pour ses employés et a ajouté l’application de casiers Vecos comme méthode de fonctionnement. Grâce à l’application, les employés peuvent choisir eux-mêmes un casier et se rendre directement à leur casier réservé.

Une utilisation optimale de l’espace

Dans les vestiaires du centre de chirurgie du LUMC, 342 casiers intelligents ont été installés. Les casiers blancs aux accents bleus ont été placés de manière réfléchie et efficace dans les salles compactes. Les casiers eux-mêmes sont désormais utilisés de manière efficace grâce à l’allocation dynamique et au temps d’utilisation maximum. Le LMUC a ainsi réussi à convertir l’ancienne pénurie de casiers en une capacité suffisante et à optimiser l’utilisation de l’espace disponible.

Fonctionnement avec la carte ou l’application

Les employés peuvent prendre un casier avec une carte au terminal ou via l’application de casiers de Vecos. Sur l’extérieur de la porte du casier, la couleur d’une lumière LED indique si le casier est libre ou occupé. Une lumière clignotante signifie que le casier a été ouvert.

L’application s’est avérée facile à utiliser. Le délai maximum entre la demande d’un casier et son ouverture pour la première utilisation est fixé librement à cinq minutes. Il est donc possible de réserver un casier par l’intermédiaire de l’application, même sur le chemin des vestiaires. La possibilité de choisir son propre numéro de casier dans l’application a également contribué à la popularité de l’application.

Des paramètres flexibles

Un casier attribué peut être utilisé pendant 14 heures. Après 13 heures, l’employé reçoit un rappel (notification push) indiquant que la durée maximale est presque atteinte, et après 14 heures, le casier est bloqué. Fonctionnement par carte et par application, minuterie, envoi ou non de notifications : voilà autant d’exemples de paramètres flexibles. Le LUMC peut toujours adapter les règles d’utilisation en ligne et facilement via le portail de gestion – une condition préalable importante pour une solution à l’épreuve du temps.

• Le remède à la pénurie de casiers. Grâce à l’allocation dynamique, le LUMC a créé une capacité de casiers suffisante avec un nombre limité de casiers.
• Une solution à l’épreuve du temps. Un système de casiers intelligents robuste et flexible, dont les paramètres peuvent être facilement ajustés dans le portail de gestion.
• Fonctionnement avec une application. Grâce à l’application pour casiers de Vecos, les employés peuvent déjà réserver un casier lorsqu’ils se rendent au vestiaire.