ZGT (Ziekenhuisgroep Twente)

Le ZGT (Ziekenhuisgroep Twente) est un hôpital clinique de premier plan qui emploie plus de 3 200 personnes et dessert une zone d’environ 390 000 habitants. Depuis ses deux sites d’Almelo et de Hengelo, le ZGT offre un large éventail de soins. Cela confère à l’hôpital une fonction importante dans la région et une importance suprarégionale pour diverses spécialisations.

En 2020, il est prévu de centraliser les vestiaires sur les deux sites de ZGT.

La centralisation des vestiaires

Le ZGT souhaitait centraliser et réorganiser les vestiaires des employés sur ses deux sites. Le mode d’utilisation des casiers allait changer. Au lieu d’un casier attribué en permanence, les employés allaient pouvoir utiliser un casier pendant un certain nombre d’heures, ce que l’on appelle les casiers dynamiques. Pour ce faire, le ZGT souhaitait passer à un système de casiers intelligents.

Le ZGT avait déjà une idée précise de l’utilisation des casiers dynamiques. Les employés ne pourraient utiliser qu’un seul casier à la fois et ne pourraient pas le réserver à l’avance. De cette manière, les casiers peuvent être utilisés de manière optimale et moins de casiers sont nécessaires au total, ce qui permet d’économiser de l’espace.

Un système de casiers intelligents à l’épreuve du temps

Le ZGT était à la recherche d’un système de casiers intelligents flexible et à l’épreuve du temps : évolutif, déplaçable et avec des règles d’utilisation personnalisables. L’expérience de l’utilisateur est centrale et les casiers peuvent être utilisés avec la carte d’accès de l’utilisateur. Tout cela est possible avec le système de casiers intelligents de Vecos.

Pour déterminer le choix le plus approprié d’armoires et de systèmes de casiers, le ZGT a travaillé avec une installation de test. L’hôpital a testé deux systèmes de casiers, dont le système Vecos, et trois armoires différentes. Après cette période d’essai, le ZGT a choisi Vecos en raison de son rapport qualité-prix. L’une des considérations était que le système Vecos avait été testé comme étant le meilleur.

Une circulation fluide et agréable dans les pièces

Les paramètres d’un système de casiers sont déterminés sur mesure. Avec le chef de projet Jasper Rietbergen, le ZGT a discuté de ses besoins. La fluidité de circulation dans les vestiaires était un point important. Les hôpitaux fonctionnant par équipes, l’utilisation des vestiaires connaît des pics de fréquentation. Le ZGT voulait activement éviter les problèmes de circulation durant ces périodes de pointe. L’un des vestiaires présentait un défi supplémentaire sous la forme d’un couloir étroit à l’entrée.

Bien que les terminaux traitent les requêtes de demande, d’ouverture et de libération des casiers en quelques secondes, il n’est jamais agréable de devoir attendre. Vecos a donc recommandé un nombre de terminaux plus important que nécessaire pour que le système puisse gérer les périodes de pointe facilement. Deux terminaux ont également été placés à proximité l’un de l’autre dans le vestiaire des femmes, dont l’entrée est plus étroite, afin que les employées qui arrivent soient guidées encore plus rapidement dans la pièce. En outre, les casiers sont judicieusement répartis dans l’ensemble de la pièce.

Écrans d’information

Le ZGT avait un autre souhait très spécifique : des écrans d’information à l’extérieur des vestiaires indiquant le nombre de casiers libres encore disponibles. Grâce à ces écrans, le ZGT souhaitait pouvoir répondre d’un seul coup d’œil à la question de savoir s’il y avait encore de la place dans un vestiaire particulier, et ce de manière très transparente. Il ne s’agit pas d’une option standard du système Vecos. Cependant, elle a pu être réalisée. L’hôpital a fourni le logiciel qui a permis de relier les écrans au système Vecos.

Le système de gestion des casiers garde en permanence une trace de l’utilisation de tous les casiers, y compris le nombre exact de casiers disponibles. Ces données peuvent être filtrées si nécessaire. Dans le cas présent, les vestiaires sont configurés comme des zones distinctes. Les écrans reliés affichent donc le nombre de casiers disponibles par vestiaire à jour.

Un gain de place et une gestion simplifiée

Le ZGT dispose de 880 casiers intelligents répartis sur les sites d’Almelo et de Hengelo. Ces casiers de type Z, d’un blanc éclatant, ont été installés en deux phases afin que le travail à l’hôpital puisse se poursuivre avec le moins de perturbations possible. L’utilisation dynamique permet à un plus grand nombre d’employés d’utiliser le même nombre de casiers. Cela a permis de supprimer deux petits vestiaires sur le site d’Almelo.

Le système de casiers intelligents automatise la gestion et la distribution des casiers. Les données des employés autorisés à utiliser un casier sont mises à jour grâce aux données importées du contrôle d’accès. Grâce au portail de gestion des casiers, le ZGT dispose d’un aperçu en temps réel de l’utilisation des casiers et peut les gérer à distance.

L’expérience de l’utilisateur est primordiale

Lorsque les employés arrivent dans un vestiaire, ils peuvent déjà voir sur l’écran situé à côté de l’entrée combien de casiers sont encore libres. Les terminaux avec lecteur de carte sont intégrés dans les façades des casiers. Ainsi, les employés qui souhaitent demander un casier et les employés qui utilisent un casier sont dirigés vers d’autres parties du vestiaire.

En scannant sa carte, l’employé voit immédiatement le numéro du casier qui lui a été attribué sur l’écran du terminal. L’attribution des casiers se fait de manière systématique. À cette fin, une plage d’attribution préférentielle (PAR) a été créée dans le logiciel, c’est-à-dire un ordre préférentiel pour l’attribution des casiers dans une zone sélectionnée. Pour faciliter la circulation et donner aux employés le plus d’espace possible, les casiers sont répartis dans toute la pièce.

• Des casiers dynamiques. Ce système permet au ZGT d’économiser de l’espace et de garantir une disponibilité maximale des casiers.
• Des écrans d’information. À l’extérieur des vestiaires, les employés peuvent immédiatement voir combien de casiers sont libres.
• Un aménagement efficace. Grâce au logiciel et au déploiement intelligent des terminaux, les employés peuvent utiliser les vestiaires rapidement et confortablement, même aux heures de pointe.