ZGT (Ziekenhuisgroep Twente)

ZGT (Ziekenhuisgroep Twente, auf Deutsch: Krankenhausgruppe Twente) ist ein erstklassiges klinisches Krankenhaus mit über 3.200 Beschäftigten und einem Einzugsgebiet von rund 390.000 Einwohnern. Von seinen beiden Standorten in Almelo und Hengelo aus bietet die ZGT ein breit gefächertes Versorgungspaket an. Damit erfüllt das Krankenhaus eine wesentliche Funktion in der Region und hat für verschiedene Fachrichtungen zudem eine überregionale Bedeutung.

Im Jahr 2020 wurden Pläne zur Zentralisierung der Umkleideräume an beiden ZGT-Standorten in Angriff genommen.

Zentralisierung der Umkleideräume

Die ZGT plante, die Umkleideräume für die Belegschaft an ihren beiden Standorten zu zentralisieren und zu sanieren. Die Art und Weise, wie Spinde genutzt wurden, sollte sich ändern. Anstelle eines festen Spinds würde den Mitarbeitern ein Spind zur Nutzung für eine bestimmte Anzahl von Stunden zugewiesen, sogenannte dynamische Spinde. Dazu wollte die ZGT auf ein smartes Schließfachsystem umsteigen.

Bei der ZGT war bereits klar, wie dynamische Spinde genutzt werden sollten. Die Mitarbeiter könnten maximal einen Spind gleichzeitig benutzen und diesen nicht im Voraus reservieren. So lassen sich die Spinde optimal nutzen und es werden insgesamt weniger Spinde benötigt, was wiederum Platz spart.

Zukunftsfähiges, smartes Schließfachsystem

Die ZGT war auf der Suche nach einem zukunftsfähigen und flexiblen, smarten Schließfachsystem: skalierbar, mobil und mit anpassbaren Nutzungsregeln. Dabei soll das Benutzererlebnis im Mittelpunkt stehen und die Spinde mit dem eigenen Zugangsausweis bedient werden können. Das alles ist mit dem smarten Schließfachsystem von Vecos möglich.

Um eine optimale Auswahl bei den Schließfachschränken und den Schließfachsystemen treffen zu können, arbeitete die ZGT mit einer Testaufstellung. Das Krankenhaus testete zwei Schließfachsysteme, darunter das Vecos-System, sowie drei verschiedene Schließfachschränke. Nach dieser Testphase entschied sich die ZGT aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses für Vecos. Eine Erwägung dabei war, dass das Vecos-System im Test am besten abgeschnitten hatte.

Reibungsloser und angenehmer Durchfluss durch die Räume

Die Einstellungen für ein Schließfachsystem sind Maßarbeit. Gemeinsam mit dem Projektleiter Jasper Rietbergen besprach die ZGT ihren Bedarf. Der Durchfluss in den Umkleideräumen war ein wichtiges Thema. Da in Krankenhäusern im Schichtbetrieb gearbeitet wird, kommt es zu Stoßzeiten bei der Nutzung der Umkleideräume. Die ZGT wollte Problemen beim Durchfluss aufgrund dieser Stoßzeiten aktiv vorbeugen. In einem Umkleideraum stellte ein schmaler Flur beim Eingang eine zusätzliche Herausforderung dar.

Obwohl die Terminals die Anfragen zum Anfordern, Öffnen und Freigeben von Spinden in Sekundenschnelle bearbeiten, ist Warten nie angenehm. Um Stoßzeiten reibungslos zu bewältigen, empfahl Vecos daher eine größere Anzahl von Terminals, als für das System eigentlich erforderlich war. Auch in dem Damenumkleideraum mit dem engeren Eingang wurden zwei Terminals nahe beieinander aufgestellt, so dass ankommende Mitarbeiterinnen noch schneller weiter in den Raum geleitet werden. Zudem werden die Spinde geschickt, über den gesamten Raum verteilt, zugewiesen.

Info-Monitore

Die ZGT hatte noch einen weiteren, sehr konkreten Wunsch: Info-Monitore an der Außenseite der Umkleideräume, die anzeigen, wie viele Spinde noch frei sind. Mithilfe der Monitore wollte die ZGT auf sehr transparente Weise die Frage, ob in einer bestimmten Umkleidekabine noch Platz ist, auf einen Blick beantworten. Dies ist keine Standardoption des Vecos-Systems. Es ließ sich jedoch realisieren. Das Krankenhaus stellte die Software für die Verbindung zwischen den Monitoren und dem Vecos-System bereit.

Das Schließfachmanagementsystem erfasst kontinuierlich die Nutzung aller Spinde, einschließlich der genauen Anzahl noch freier Spinde. Diese Daten können beliebig gefiltert werden. In diesem Fall sind die Umkleideräume als separate Bereiche eingerichtet. Die verbundenen Monitore zeigen also aktuell die Anzahl der verfügbaren Spinde pro Umkleideraum an.

Platzersparnis und vereinfachte Verwaltung

Die ZGT verfügt über 880 smarte Spinde, verteilt über die Standorte Almelo und Hengelo. Diese strahlend weißen Z-Spinde wurden in zwei Phasen aufgestellt, so dass die Arbeiten im Krankenhaus mit möglichst wenigen Unannehmlichkeiten fortgesetzt werden konnten. Durch die dynamische Nutzung kann die unveränderte Anzahl an Spinden nun von mehr Mitarbeitern genutzt werden. Dadurch wurden zwei kleinere Umkleideräume am Standort Almelo überflüssig.

Das smarte Schließfachsystem automatisiert die Verwaltung und Ausgabe von Spinden. Die Benutzerdaten der Mitarbeiter, die einen Garderobenspind benutzen dürfen, sind durch die importierten Daten aus der Zugangskontrolle immer auf dem neuesten Stand. Über das Spindmanagementportal hat die ZGT in Echtzeit einen Überblick über die Spindnutzung und kann sie aus der Ferne verwalten.

Das Benutzererlebnis steht dabei im Mittelpunkt

Wenn Mitarbeiter eine Umkleidekabine betreten, können sie bereits auf dem Bildschirm neben dem Eingang sehen, wie viele Spinde noch frei sind. Die Terminals mit Kartenleser sind in die Stirnseiten der Spindanlagen integriert. Somit werden Mitarbeiter, die einen Spind anfordern möchten, und Mitarbeiter, die bereits einen Spind nutzen, in jeweils andere Bereiche der Umkleideräume geleitet.

Nach dem Scannen seines Ausweises sieht der Mitarbeiter sofort die Nummer des zugewiesenen Spinds auf dem Monitor des Terminals. Die Zuweisung von Spinden erfolgt systematisch. Zu diesem Zweck wurde in der Software ein Preferred Allocation Range (PAR) angelegt, d. h. eine bevorzugte Reihenfolge für die Zuweisung von Spinden innerhalb eines ausgewählten Bereichs. Für einen guten Durchfluss und um den Mitarbeitern möglichst viel Platz zu bieten, werden die Spinde verteilt über den Raum zugewiesen.

• Dynamische Spinde. Die ZGT spart Platz und gewährleistet eine maximale Verfügbarkeit der Spinde.
• Info-Monitore. An der Außenseite der Umkleideräume können die Mitarbeiter sofort sehen, wie viele Spinde noch frei sind.
• Effiziente Einrichtung. Dank der Software und des smarten Einsatzes der Terminals können Mitarbeiter die Umkleideräume auch zu Stoßzeiten schnell und reibungslos nutzen.