Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC)

Das Universitätsklinikum Leiden (LUMC) ist ein akademisches Krankenhaus mit mehr als 7.000 Beschäftigten. Im OP-Zentrum werden Hightech-Operationen durchgeführt. Da das OP-Zentrum inzwischen rund 25 Jahre alt war, sollte es saniert werden. Nicht nur die Operationssäle brauchten eine zukunftsfähige Modernisierung mit mehr Platz für innovative Technik, sondern auch die Umkleideräume.

Zu wenig Spinde

In der alten Situation herrschte ein Mangel an Garderobenspinden für die OP-Mitarbeiter. Die Spinde wurden alle persönlich zugewiesen, zumal inzwischen mehr Träger von Krankenhausbekleidung als Garderobenspinde vorhanden waren. Der Verwaltungsrat wollte eine Lösung, bei der alle Personen, die Krankenhausbekleidung tragen, Zugang zu einem Garderobenspind haben und eine Garderobe sowie einen Umkleideraum nutzen können.

Renovierung des OK-Komplexes

Für das LUMC war der Umbau des OP-Zentrums der Anlass, das Kapazitätsproblem mit den Garderobenspinden in Angriff zu nehmen. Zu diesem Zweck wollten sie ihr System mit fest zugewiesenen Spinden durch dynamische Garderobenspinde ersetzen. Mit einer dynamischen Zuweisung, also flexibel und nach Bedarf, wollte das LUMC eine optimale Nutzung der Spinde realisieren. Diese neue Methode, mit Spinden zu arbeiten, sollte die Kapazitätsprobleme dauerhaft lösen.

Im Zuge der Sanierung des OP-Komplexes wurde auf einer anderen Etage ein vorübergehender Umkleideraum eingerichtet. Dort konnte das OP-Personal die alten Spinde nutzen. Dadurch konnten die Renovierung und Neueinrichtung der Umkleideräume für Frauen und Männer in einem Zug in Angriff genommen werden.

Eine zukunftsfähige Lösung

Das LUMC suchte nach einem smarten Schließfachsystem, das in jeder Hinsicht nachhaltig und zukunftsfähig ist, basierend auf einer SaaS-Lösung. Mit robusten, hygienischen Schließfachschränken und einem vielseitigen System, das die Flexibilität bietet, um in Zukunft bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Beispielsweise das Ändern von Nutzungsregeln, das Einführen einer Kontrolle über eine App, das Senden von Benachrichtigungen oder das Austauschen des Kartenlesers. Mit dem smarten Schließfachsystem von Vecos ist all das möglich.

Um einen guten Eindruck davon zu gewinnen, wie ein smartes Schließfachsystem in der Praxis funktioniert, wollte das LUMC ein Referenzprojekt sehen. Vertreter des LUMC besichtigten zwei Universitätskliniken, die mit dem Vecos-System arbeiten. Auf der Grundlage aller Informationen entschied sich das LUMC angesichts des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses für eine Zusammenarbeit mit Vecos. Zu den Aspekten, die für das LUMC stark berücksichtigt wurden, gehörten die Robustheit und das hygienische Design des Smart-Locker-Systems.

Das Benutzererlebnis gestalten

Die dynamische Nutzung von Spinden vergrößert die Spindkapazität, nicht den Raum selbst. Bei der Umstellung auf das Vecos-System ist daher die Gestaltung des Benutzererlebnisses ein wichtiger Teil des Prozesses. Gemeinsam mit Projektleiter Jasper Rietbergen hat sich das LUMC mit den verschiedenen Möglichkeiten beschäftigt, von der Anzahl der Terminals bis hin zu den Einstellungen in der Software.

In Operationssälen wird viel im Schichtdienst gearbeitet. Dies führt zu Stoßzeiten bei der Nutzung der Umkleideräume und Spinde. LUMC strebte eine maximale Wartezeit von 30 Sekunden pro Person an den Terminals und eine entsprechende Anzahl von Terminals an. Einen Spind anzufordern ist eine kurze, schnelle Handlung. Wenn ein Zugangsausweis gescannt wird, erscheint die zugewiesene Spindnummer direkt auf dem Monitor des Terminals. Nach fünf Sekunden springt der Monitor zurück auf den Ausgangsbildschirm und ist bereit, den nächsten Zugangsausweis zu scannen. In Kombination mit zusätzlichen Terminals entstehen für die Mitarbeiter nur minimale Wartezeiten.

Darüber hinaus kann über die Einstellungen auch ein guter Durchfluss im Raum reguliert werden. So können Sie beispielsweise Spinde in einem bestimmten Muster über den Raum verteilt zuweisen. Das LUMC bevorzugte die Wahlfreiheit seiner Mitarbeiter und fügte die Vecos Schließfach-App als Bedienungsmethode hinzu. Mitarbeiter können über die App selbst einen Spind auswählen und sich direkt zu ihrem reservierten Spind begeben.

Optimale Raumnutzung

In den Umkleideräumen des OK-Komplexes im LUMC wurden 342 smarte Spinde aufgestellt. Die weißen Spindanlagen mit blauen Akzenten sind durchdacht und effizient in den kompakten Räumen platziert. Auch die Spinde selbst werden jetzt durch dynamische Zuweisung und maximale Nutzungszeit effizient genutzt. Damit hat das LUMC den bisherigen Mangel an Spinden erfolgreich in ausreichende Kapazitäten umgewandelt und den verfügbaren Platz optimal genutzt.

Bedienung mit Zugangsausweis vs. App

Mitarbeiter können mit einem Zugangsausweis am Terminal oder über die Schließfach-App von Vecos einen Spind in Gebrauch nehmen. An der Außenseite der Spindtür zeigt die Farbe einer LED-Leuchte an, ob der Spind frei oder belegt ist. Eine blinkende Leuchte bedeutet, dass der Spind geöffnet ist.

Die App erwies sich als beliebt. Die maximale Zeitspanne zwischen dem Anfordern eines Spindes und dessen erstmaliger Inbetriebnahme ist großzügig bemessen, nämlich auf fünf Minuten. Ein Spind kann also schon auf dem Weg zur Umkleidekabine über die App reserviert werden. Die Möglichkeit, innerhalb der App Ihre eigene Spindnummer zu wählen, hat sich ebenfalls positiv auf die Beliebtheit der App ausgewirkt.

Flexible Einstellungen

Ein zugewiesener Spind darf 14 Stunden lang genutzt werden. Nach 13 Stunden erhält der Mitarbeiter eine Erinnerung (Push-Benachrichtigung), dass die maximale Zeit fast erreicht ist, und nach 14 Stunden wird der Spind gesperrt. Der Betrieb mit einem Zugangsausweis und einer App, Timer, das Senden oder Nicht-Senden von Benachrichtigungen: Das sind alles Beispiele für flexible Einstellungen. Das LUMC kann Nutzungsregeln jederzeit online und einfach über das Managementportal anpassen – eine wichtige Voraussetzung für eine zukunftsfähige Lösung.

Mangel an Spinden behoben. Mit der dynamischen Zuweisung hat das LUMC mit einer begrenzten Anzahl von Spinden ausreichend Spindkapazität geschaffen.

Zukunftsfähige Lösung. Ein robustes und flexibles, smartes Schließfachsystem mit Nutzungseinstellungen, die leicht im Managementportal angepasst werden können.

Bedienung über eine App. Mit der Schließfach-App von Vecos können Mitarbeiter bereits auf dem Weg in den Umkleideraum einen Spind reservieren.