Technische Universiteit Eindhoven

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) is bekend om haar vooraanstaande innovatieve onderzoek en onderwijs. De ligging van de campus in de technologische hotspot Brainport is meer dan passend. De universiteit staat midden in de maatschappij. Studenten en onderzoekers worden er gestimuleerd om technologische oplossingen te bedenken voor uitdagingen in de wereld om hen heen. Een toepassingsgerichte insteek. De TU/e onderhoudt dan ook nauwe banden met het bedrijfsleven. 

De TU/e telt ongeveer 13.000 studenten en 3.900 medewerkers en groeit naar verwachting in de komende jaren door naar 14.500 studenten en 4.000 medewerkers. Met haar Campus Strategy 2030 werkt de universiteit hard aan het realiseren van de benodigde kantoor- en onderwijsruimte om deze groei op te vangen. Aansluitend bij de bouw- en renovatieplannen zocht de TU/e een centraal lockermanagementsysteem.   

Bewuste keuze voor smart lockers 

De TU/e heeft negen faculteiten en elf ondersteunende diensten. Dat betekent een groot aantal gebouwen, elk met eigen lockers. Niet iedere locatie gebruikte hetzelfde type lockersysteem. Ze gebruikten lockers met zogenoemde ‘batterijsloten’ en lockers met sleutels. Bij dit soort lockers zijn alle beheeracties handmatig. Van het bijhouden van de administratie tot het periodiek vervangen van de batterijen van de batterijsloten.  

Eén van de tijdrovende taken voor het locatiemanagement van de TU/e was het periodiek openen van openbaar toegankelijke lockers. Er was verder geen up-to-date overzicht van wie welke lockers in gebruik heeft. De TU/e zocht een efficiëntere, modernere oplossing: een smart lockersysteem. Een gebruikersvriendelijk systeem dat de beheerlast zou verlagen.  

Gefaseerde overstap 

De TU/e had een duidelijk beeld van wat ze wilden: efficiënt lockerbeheer met behulp van een veilig en betrouwbaar smart lockersysteem waar op termijn alle locaties gebruik van zouden maken. Dit lockersysteem moest flexibel zijn en berekend op verdere groei. Twee locaties waren op korte termijn toe aan renovatie en daarmee ook aan nieuwe lockers. Andere locaties zouden gefaseerd volgen.  

De TU/e koos voor het smart lockersysteem van Vecos omdat Vecos als enige leverancier het intellectuele eigendom heeft van de drie essentiële bouwstenen van hun systeem: het slot, de terminal en de software. Een belangrijke voorwaarde voor de continuïteit en betrouwbaarheid van een lockersysteem. 

Toekomstbestendigheid 

De case van Neuron, het eerste gebouw dat in aanmerking kwam voor nieuwe lockers, laat zien hoe belangrijk toekomstbestendigheid is voor de TU/e. Neuron werd compleet gerenoveerd en kreeg nieuwe functies erbij. Het nieuwe instituut Eindhoven Artificial Intelligence Systems Institute kreeg een plaats in het gebouw. Hiervoor zijn een kleine 200 (werk)plekken gecreëerd. Vanwege de groei van het aantal studenten kreeg Neuron ook de functie van Education Centre, een plek om te studeren, colleges te volgen en medestudenten te ontmoeten.  

De TU/e is een universiteit die groeit en doorlopend innoveert. Een lockersysteem moet mee kunnen veranderen en groeien. Als geheel én per locatie.  

Verschillende locaties onder één systeem 

De TU/e koos heel bewust voor smart lockers en had gedetailleerd uitgewerkt aan welke voorwaarden het lockersysteem moest voldoen. Alle lockers in de universiteitsgebouwen moesten in de toekomst onder één systeem vallen. De combinatie van centraal lockerbeheer voor een universeel lockerbeleid en beheer per locatie voor maatwerk was een must. Voor de bediening van de lockers wilde de TU/e de campuscard blijven gebruiken en bediening via een app als optie toevoegen. Dit is allemaal mogelijk met het Vecos smart lockersysteem.  

Samen met accountmanager Marc Oosterveer en projectleider Jeroen van de Kieboom van Vecos hebben ze al hun wensen en randvoorwaarden besproken en dit heeft geresulteerd in een centraal lockerbeleid voor de TU/e. Om een goede indruk te krijgen hoe het Vecos lockersysteem in de praktijk werkt, heeft de TU/e met een proefopstelling gewerkt. 

Efficiënt lockerbeheer tot op locatieniveau 

Er zijn 904 smart lockers verdeeld over twee locaties op de campus geplaatst die studenten en medewerkers kunnen bedienen met hun campuscard of de locker-app van Vecos. Wanneer een volgend gebouw toe is aan renovatie worden de nieuwe lockers van dat gebouw aan hetzelfde lockersysteem toegevoegd. De TU/e kan de lockers centraal beheren en per locatie. Elke locatie is afgeschermd van de andere locaties. De verdeling van het lockerbeheer kan de TU/e op maat invullen en aanpassen: één beheerder, een beheerder per locatie of een beheerder voor meerdere locaties. 

Het Vecos smart lockersysteem registreert automatisch al het lockergebruik, zoals de status van de locker, de bezetting(sgraad) en wie de lockers in gebruik hebben. De data van het lockergebruik kunnen real-time worden bekeken en in rapportages die met een muisklik opvraagbaar zijn in de beheerportal.  

Flexibiliteit en onbeperkte schaalbaarheid 

De gebruikers- en beheerwensen van de TU/e zijn voor de implementatie per gebouw vertaald naar de passende instellingen in de beheersoftware. De TU/e kan deze instellingen per gebouw tot op het niveau van individuele lockers bepalen en weer aanpassen waar nodig. Niet alleen de instellingen zijn flexibel, ook de lockers zelf. Wanneer op één van de locaties nieuwe lockers nodig zijn, bekijkt de centrale dienst van de TU/e eerst wat de bezettingsgraad van de al in gebruik genomen lockers is. Dat kan heel eenvoudig in de beheerportal. Als blijkt dat het mogelijk is om een aantal lockers te verplaatsen omdat ze niet worden gebruikt, is dat altijd de eerste optie.  

Naast de zekerheid van toekomstbestendige flexibele lockerinstellingen én opstellingen kan de TU/e vertrouwen op probleemloos doorgroeien met één lockersysteem. Dit kan zowel door lockers bij te plaatsen op een locatie als door locaties toe te voegen. Het Vecos smart lockersysteem is onbeperkt schaalbaar.  

• 1 systeem voor de hele campus: Met één systeem kan de TU/e lockers beheren voor de hele campus en per locatie. Nieuwe locaties kunnen probleemloos toegevoegd worden.  
•  Ongelimiteerd doorgroeien: Er zit geen limiet aan het aantal lockers binnen één systeem. De TU/e kan naar behoefte doorgroeien en uitbreiden.  
•  Sterk vereenvoudigd beheer: Al het lockergebruik wordt automatisch geregistreerd en de TU/e kan de lockers op afstand beheren via de beheerportal.