Commonwealth Bank of Australia

Comment la plus grande banque australienne optimise-t-elle l’espace, augmente-t-elle la productivité et améliore-t-elle l’expérience des employés – tout en gérant un surplus de casiers traditionnels ? Grâce au système de gestion intelligente des casiers de Vecos, la Commonwealth Bank of Australia (CBA) a réussi à faciliter la flexibilité du lieu de travail, à promouvoir la liberté de mouvement et à maximiser l’utilisation des bureaux. Les employés peuvent désormais s’attribuer eux-mêmes n’importe quel casier dans n’importe quelle location et ainsi communiquer et collaborer plus facilement. Et malgré le haut niveau d’innovation technologique, le campus de South Eveleigh reste un espace très humain.

Une communauté prospère sur le campus

Les lieux de travail de CBA à South Eveleigh sont conçus dans un souci de flexibilité, de bien-être, de connectivité et de durabilité, et sont alimentés à 100 % par des énergies renouvelables.

En 2019, CBA a transféré des employés de six sites différents dans son nouveau bâtiment, appelé Axle. Le bâtiment s’étend sur plus de 42 000 m² et peut accueillir jusqu’à 4 000 personnes. Conçu comme un lieu de travail entièrement flexible, Axle offre une grande variété d’espaces formels et informels pour soutenir une pléthore d’activités professionnelles. Axle a été reconnu comme offrant la meilleure expérience professionnelle du pays et parmi les dix premières au niveau mondial par Leesman, une autorité indépendante sur l’expérience professionnelle des employés. Bien que vaste, le bâtiment est conçu comme une série d’espaces interconnectés à taille humaine. La flexibilité est omniprésente : il n’y a pas de bureau attitré, mais les employés ont accès à des casiers pour ranger leurs effets personnels, car ils peuvent changer d’espace de travail au cours de la journée.

The Foundry a été qualifiée de premier « gratte-ciel » du pays, en référence à sa grande taille de 51 000 m² répartis sur six niveaux et à son atrium surdimensionné. L’idée de favoriser l’innovation a inspiré la conception du lieu de travail, qui comporte de vastes espaces ouverts, des espaces « hackables » – où les obstacles à la collaboration peuvent être levés – ainsi que des zones de retrait tranquilles pour le travail de concentration. Fondée sur les principes de flexibilité maximale, de collaboration et d’innovation, The Foundry est véritablement le lieu de travail du futur, aujourd’hui.

Le libre-service comme solution unique

CBA souhaitait que le campus soit ouvert à l’ensemble de son personnel. Ils sont 150 000, et pas seulement les 10 000 qui y habitent. Il est impossible de servir les gens à une telle échelle, dans un cadre aussi dynamique, sans mettre les installations en libre-service. Là où les gens sont capables de se servir eux-mêmes. Cela s’applique naturellement aussi à l’élément de stockage, aux casiers. Cela signifie qu’en tant qu’utilisateur, vous pouvez prendre un casier lorsque vous en avez besoin et le libérer pour que quelqu’un d’autre puisse l’utiliser lorsque vous avez fini de l’utiliser. Un véritable concept de libre-service, où personne d’autre que l’utilisateur n’est impliqué. Aujourd’hui, il y a bien sûr un mouvement naturel au sein du personnel de CBA : chaque jour, des personnes rejoignent l’entreprise, déménagent de ce campus vers un autre lieu d’habitation, ou quittent l’entreprise. En mettant automatiquement à jour toutes les informations relatives aux adhérents, aux déménageurs et aux sortants dans notre système, nous permettons aux utilisateurs des casiers de disposer d’un système entièrement libre-service. Nous pouvons différencier le personnel local et lui donner des droits d’accès aux casiers différents de ceux du personnel en visite, ou des visiteurs tout court.

Mais comment maintenir le dynamisme du personnel ?

Comment s’assurer qu’aucune nouvelle barrière n’est imposée et empêcher les gens de simplement camper à un endroit spécifique? Jeroen Gieling, directeur des ventes mondiales chez Vecos, explique : « Lorsque quelqu’un prend un casier puis, après l’avoir utilisé plusieurs fois, cesse de l’ouvrir pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines, cela signifie qu’il ne l’utilise plus activement et qu’il a commencé à bloquer des ressources précieuses pour permettre aux gens de travailler de n’importe où. Si vous ne pouvez pas laisser vos affaires en sécurité là où vous voulez travailler, vous ne pouvez probablement pas y travailler. Ce qui constitue un obstacle majeur pour permettre aux gens de travailler de n’importe où ».

Accompagnement des utilisateurs sur le comportement attendu

La technologie intelligente de Vecos accompagne les utilisateurs. Chez CBA, notre système envoie des messages de coaching automatisés si les utilisateurs occupent un casier pendant plusieurs semaines sans l’utiliser activement. Il leur explique les avantages de l’utilisation flexible de leur lieu de travail et plus particulièrement de leur casier. Après 45 jours, leur accès est automatiquement révoqué et ils sont contactés par l’équipe du lieu de travail. Il en va différemment pour les employés en visite, qui n’ont accès à un casier que pendant deux jours, avant que ne débute toute la procédure d’accompagnement et d’intervention éventuelle. Il s’agit en fait de prendre les gens par la main, de les guider sur le comportement attendu, tout en leur permettant de travailler de n’importe où.

Découvrir les besoins techniques à un stade précoce

CBA est très attaché à un environnement de travail moderne et collaboratif. « Partager des informations au sein d’une équipe était un besoin émergent que nous avons découvert lors de nos premiers engagements avec eux », déclare Daniel Grilli, conseiller en milieu de travail pour l’Australie chez Vecos. « Nous avons mis à jour notre technologie en conséquence et maintenant un utilisateur de casier peut facilement inviter quelqu’un à partager un casier avec lui, créant ainsi des casiers d’équipe en libre-service ». Partager des casiers avec une équipe n’était pas une nouveauté pour Vecos, mais l’élément de libre-service par le biais d’une application l’était. Grilli : « Nous anticipons sur de tels développements en créant une technologie qui peut être adaptée aux besoins de nos clients ».

• Vecos est présent dans 7 sites de CBA en Australie.
• Connecter plus de 150 000 employés à 14 630 casiers
• Au service de CBA depuis 2019 et connectant de nouveaux sites chaque année jusqu’à présent.
• CBA Adelaide figure sur la liste des finalistes dans la catégorie Workplace Design des 2023 Australian Interior Design Awards.