Gemeente Amstelveen

Net als vele gemeentes in Nederland, groeide ook de organisatie van Gemeente Amstelveen. De herinrichting van het raadhuis werd daarmee een feit en projectdirecteur Hans Schekermans kreeg de leiding. “Als een afdeling uitbreidde, dan paste dat niet altijd in de kamers die er waren. Daardoor waren er constant verhuisbewegingen en dat bracht onrust. We kwamen we tot de conclusie om te compartimenteren in kleine units zonder gangen.” Na de uitbraak van COVID-19 en de overheidsmaatregelen die volgden, veranderde ook de manier van werken. “Ons motto is ‘werken waar het werken kan’, dat kan bij je eigen afdeling, buiten, thuis of bij een andere afdeling. Dat is de basisgedachte voor de transformatie van het gemeentehuis in Amstelveen.”

Kantoorbeleving is het ultieme doel

Werkplekken werden niet meer persoonsgebonden, waardoor medewerkers afscheid moesten nemen van bureau en ladeblok. Maar om medewerkers toch eigen persoonlijke opberg- en opslagruimte te bieden, besloot de gemeente om lockers op te nemen in de inrichting van het raadhuis. Gemeente Amstelveen schakelde PD Group in, een allround projectbureau voor interieurdesign, die het Vecos Smart Locker systeem meenam in het plan. Inspiratie voor de toepassing van de lockers werd opgedaan bij andere Vecos-klanten. Maar voor Gemeente Amstelveen was één ding duidelijk: “De kantoorbeleving staat voorop. Daarom zijn de faciliteiten ondergeschikt aan de wensen van de medewerkers. We willen niet dat de lockers bepaald gewenst gedrag initiëren, maar dat ze aansluiten bij het natuurlijke gedrag en ondersteunend zijn.”

Faciliteiten in dienst van personeelsdiversiteit

Gemeente Amstelveen besloot om voor elke medewerker een persoonlijke locker beschikbaar te stellen zonder gebruiks- of tijdslimiet. Een 1-op-1 ratio, waarbij medewerkers zelf kunnen kiezen welke locker ze willen. “In onze organisatie werkt een diversiteit aan mensen,” vertelt Hans. “De een geeft voorkeur aan een hogere locker, de ander aan een lagere locker. Daarom maken we geen gebruik van de willekeurige toewijzing van de terminal, maar geven we hun de mogelijkheid om zelf een locker te kiezen.” De handmatige vrije keuze is sowieso mogelijk via de Vecos Smart Locker App, maar Gemeente Amstelveen koos er bewust voor om de handmatige keuze en lockerbediening te faciliteren met de personeelsbadge. Want de diversiteit van het personeel uit zich ook op een ander vlak. “We hebben onderhand 5 werkzame generaties in huis,” vertelt Hans. “Van de boomers tot Gen Z. Waar voor de één bediening via smartphones en apps de normaalste zaak van de wereld is, geeft de ander de voorkeur aan de personeelsbadge.” Voor het Vecos Smart Locker systeem maakt dit niets uit; beide identificatie- en toegangsmethoden zijn te gebruiken, zowel los van elkaar als in combinatie.

Afstemming met andere workplacemanagementsystemen

Als je rondloopt in het raadhuis, vallen de technologische snufjes al gauw op. Alle werkplekken bestaan uit elektrisch verstelbaar zit-sta-meubilair (via de TableAir app). De werkplekken zijn ook uitgerust met zichtbare reservatiesensoren en een draadloze oplaadfunctie (Qi) voor mobiele telefoons. Table Air maakt in een oogopslag zichtbaar of een bureau bezet is (blauw licht) of beschikbaar (groen licht). Ook de Vecos Smart Lockers zijn ingesteld met hetzelfde kleurenpalet. De LED-statusindicatoren zijn op basis van RGB beschikbaar, waardoor gemeente Amstelveen exact dezelfde kleur blauw en groen kon kiezen voor de lockers. “Ook hier staat de kantoorervaring voor de medewerkers centraal. Gebruik kunnen maken van gelijke kleuren is de subtiliteit die bijdraagt aan herkenbaarheid, gemak, en beleving.”

Akoestisch (duurzaam) materiaal zijn eyecatchers in de inrichting

Hans wijst ons ook op het uiterlijk van de lockers. “We weten dat een van de grootste kritiekpunten op moderne kantoren de akoestiek is. Een vraagstuk waar we met de Vecos lockers een antwoord op konden vinden.” De sloten van het Vecos Smart Locker systeem zijn aan de binnenkant van de lockers verwerkt, waardoor de locker banks in hun design er niet uitzien als traditionele kluisjes, maar meedoen als gelijkwaardig meubilair in het interieur van het raadhuis. “Hier zagen de PD Group en ik een mooie kans om de lockers een dubbele functie mee te geven. Een dikke laag PETfelt (akoestisch vilt) over de lockerdeur draagt bij aan een prettige akoestiek en esthetiek. Het bood designwise ook de mogelijkheid om de lockernummers als imprint aan te brengen.”

Innovatie volgt uit observatie

Kantoorbeleving is een proces dat onderhevig is aan verbetering. Hans licht toe: “Uit de gebruikersdata in Releezme blijkt dat de medewerkers hun lockers vooral aan het begin en het einde van de werkdag openen. Dus nu zijn we voornemens om lockers te plaatsen bij de fietsenstalling en de parkeergarage, zodat we het onze medewerkers nog makkelijker maken.” Verbetering en innovatie blijkt ook uit de openheid naar andere branches. “Neem bijvoorbeeld medewerkers die wachten op een pakketje. Zij werken die dag thuis in plaats van op kantoor, en dan ga ik denken. Kunnen we bijvoorbeeld een lockerbank in het raadhuis gebruiken om externe pakketpost te verzamelen? Door de integratie met MyPup en Vecos is dit mogelijk.”

Een waardevolle investering, voor de medewerkers

En de medewerkers zelf? “Die realiseren zich vooral hoe goed en fijn hier alles werkt als ze weer even buiten de deur of in een andere kantooromgeving hebben gewerkt,” zegt Hans. “Soms laten we bewust filmpjes zien van de oude situatie, zodat ze er weer even bij stil kunnen staan.” Medewerkerstevredenheid en retentie is moeilijk te meten. “Het is altijd een combinatie van loon, werk, en omgeving,’ legt Hans uit. “Dus in gemeten data kan je het niet uitdrukken. Maar dat moet je ook niet willen. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het welbevinden van je medewerkers, en daarin zit de waarde van de investering.”

Foto’s: © HannesDesign fotografie

• Raadhuis gemeente Amstelveen: 1.100 lockers voor 1.100 werknemers
• Maakt ‘vlekwerken’ én persoonlijke opbergruimte mogelijk
• Toewijzing aan lockerdeur voor keuzevrijheid
• Identificatie met personeelspas en/of smartphone app: voor ieder wat wils
• PETvilt afwerking voor prettige akoestiek en esthetiek

Nieuwsgierig geworden? In samenwerking met Gemeente Amstelveen bieden wij u graag een rondleiding aan in het raadhuis. Neem contact op en we maken graag een afspraak met u.