Commonwealth Bank of Australia

Hoe kan de grootste bank van Australië de ruimte optimaliseren, de productiviteit verhogen en de ervaring van de werknemers verbeteren, terwijl ze te maken heeft met een overvloed aan traditionele lockers? Met het slimme lockermanagementsysteem van Vecos heeft de Commonwealth Bank of Australia (CBA) met succes de flexibiliteit van de werkplek gefaciliteerd, de bewegingsvrijheid bevorderd en het kantoorgebruik gemaximaliseerd. Medewerkers kunnen nu elke locker in elke huurperiode zelf toewijzen en daardoor gemakkelijker communiceren en samenwerken. En ondanks het hoge niveau van technologische innovatie blijft de South Eveleigh campus een zeer menselijke ruimte.

Een bloeiende gemeenschap op het campusterrein

De werkplekken van CBA in South Eveleigh zijn ontworpen met het oog op flexibiliteit, welzijn, connectiviteit en duurzaamheid en draaien op 100% hernieuwbare energie. In 2019 verhuisde CBA-werknemers van zes verschillende locaties naar hun nieuwe gebouw, genaamd Axle. Het gebouw overspant meer dan 42.000 m² en kan tot 4.000 mensen huisvesten. Axle is ontworpen als een volledig flexibele werkplek en biedt een uitgebreide variëteit aan formele en informele ruimtes om een groot aantal werkactiviteiten te ondersteunen. Axle werd door Leesman, een onafhankelijke autoriteit op het gebied van de werkervaring van werknemers, erkend als de beste werkplekervaring in het land en staat wereldwijd in de top tien. Hoewel het gebouw uitgestrekt is, is het ontworpen als een reeks onderling verbonden ruimtes op menselijke schaal. Flexibiliteit is overal aanwezig: er zijn geen toegewezen bureaus, maar werknemers hebben toegang tot lockers voor het opbergen van persoonlijke spullen, aangezien ze gedurende de dag misschien op verschillende werkplekken werken.

En The Foundry is bestempeld als ’s lands eerste ‘groundscraper’, verwijzend naar de grootschalige omvang van 51.000 m² verdeeld over zes verdiepingen en de oversized atriumruimte. Het concept om innovatie mogelijk te maken heeft zijn stempel gedrukt op het ontwerp van de werkplek, die bestaat uit grote open ruimten, hackbare ruimten – waar barrières voor samenwerking kunnen worden verwijderd – en rustige zones voor geconcentreerd werk. Gebaseerd op de principes van maximale flexibiliteit, samenwerking en innovatie is The Foundry nu echt de werkplek van de toekomst.

Zelfbediening als enige oplossing

CBA wilde dat al hun medewerkers gebruik konden maken van de campus. Alle 150.000 van hen, niet alleen de 10.000 die het echt hun thuis kunnen noemen. Het is onmogelijk om mensen op zo’n grote schaal en in zo’n dynamische omgeving te bedienen zonder de faciliteiten zelfbedienend te maken. Waar mensen zichzelf kunnen helpen. Dit geldt natuurlijk ook voor het opslagelement, de lockers. Dit betekent dat je als gebruiker een locker kunt nemen wanneer je hem nodig hebt en hem weer vrij kunt geven voor iemand anders wanneer je klaar bent met het gebruik van de locker. Een echt zelfbedieningsconcept, waarbij niemand anders betrokken is dan de gebruiker. Er bestaat uiteraard een natuurlijke beweging binnen het personeel van CBA: elke dag komen er mensen bij, verhuizen van deze campus naar een andere thuislocatie of verlaten ze het bedrijf voor een andere werkgever. Door al deze informatie over nieuwkomers/verhuizers/verlaters automatisch in ons systeem bij te werken, maken we een volledig zelfbedieningssysteem voor de lockergebruikers mogelijk. We kunnen onderscheid maken tussen het vaste personeel en hen andere rechten geven voor de lockers dan bezoekend personeel, of bezoekers in het algemeen.

Maar hoe houd je het personeel dynamisch?

Hoe zorgen we ervoor dat er geen nieuwe barrières worden opgeworpen en voorkomen we dat mensen simpelweg op een bepaalde locatie gaan “kamperen”? Jeroen Gieling, Global Sales Director bij Vecos, legt uit: “Als iemand een kluisje neemt en na een paar keer gebruik het kluisje een paar dagen of weken niet meer opent, betekent dit dat hij deze niet meer actief gebruikt en waardevolle bronnen gaat blokkeren voor mensen die overal werken. Als je je spullen niet veilig kunt achterlaten waar je wilt werken, dan kun je daar waarschijnlijk niet werken. Dat is dan weer een grote belemmering om mensen in staat te stellen overal te kunnen werken.”

Gebruikers coachen op verwacht gedrag

De slimme technologie van Vecos coacht de gebruikers. Bij CBA stuurt ons systeem automatische coachende berichten als gebruikers een kluisje een aantal weken bezet houden en deze niet actief gebruiken. Het bericht vertelt hen wat de voordelen zijn van flexibel gebruik van hun werkplek en met name van hun kluisje. Na 45 dagen wordt hun toegang automatisch ingetrokken en wordt er contact met ze opgenomen door het werkplekteam. Dit is anders voor bezoekende werknemers –  die hebben slechts 2 dagen toegang tot een kluisje, voordat de hele coaching- en eventuele interventieprocedure van start gaat. Dit is echt mensen bij de hand nemen, hen coachen op hun verwachte gedrag en tegelijkertijd mensen in staat stellen om overal te kunnen werken.

Technische behoeften in een vroeg stadium ontdekken

CBA is zeer gericht op een moderne en coöperatieve werkomgeving. “Documenten en andere spullen delen binnen een team was een opkomende behoefte die we ontdekten tijdens onze eerste contacten met hen,” zegt Daniel Grilli, Workplace Advisor Australië bij Vecos. “We hebben onze technologie daarop aangepast en nu kan een gebruiker van een locker eenvoudig iemand uitnodigen om een locker met hem te delen, waardoor er teamlockers met zelfbediening ontstaan.” Het delen van kluisjes met een team was niet nieuw voor Vecos, maar het zelfbedieningselement via een app wel. Grilli: “We anticiperen op ontwikkelingen als deze, door technologie te creëren die kan worden aangepast aan de behoeften van onze klanten.”

• Sinds 2019 is het Vecos lockermanagementsysteem actief in 7 CBA-locaties in heel Australië
• Meer dan 150.000 werknemers zijn verbonden met 14.630 lockers
• CBA Adelaide staat op de shortlist in de categorie Workplace Design bij de 2023 Australian Interior Design Awards.