Blog 14 nov. 2019 5 min. leestijd

Waarom overwegen uw kantoor te transformeren naar Activiteit Gerelateerd Werken (AGW)

Het aanbieden van verschillende werkomgevingen zal uiteindelijk de productiviteit en intrinsieke motivatie van medewerkers verhogen.

Activiteit Gerelateerd Werken (AGW) is een concept dat vaak verward wordt met open werkplek concepten of andere oplossingen voor het delen van bureaus. Wat is Activiteit Gerelateerd Werken dan wel? Activiteit Gerelateerd Werken (AGW) is een manier van werken waarbij werknemers gezamenlijk gebruik maken van een diversiteit aan werkplekken die zijn ontworpen om diverse soorten activiteiten te ondersteunen (vandaar de naam Activiteit Gerelateerd). Of het nu gaat om het bedenken van ideeën, het maken van rapportages of het delen van kennis. Dit heeft fysieke implicaties voor de verschillende activiteiten en de speciale voorzieningen die nodig zijn voor die specifieke werkzaamheden. Naast fysieke veranderingen in het kantoor vereist AGW ook een effectieve virtuele werkomgeving, zodat werknemers waar ze ook zijn kunnen samenwerken. Wat weten we nog meer over AGW?

AGW daagt organisaties uit om de essentie van hun kantoor opnieuw scherp te stellen. Het betekent dat het bedrijf moet kijken naar de faciliteiten die mensen nodig hebben om specifieke taken op de beste manier uit te voeren en hoe dit kan worden geïmplementeerd in de huidige werkomgeving. In het algemeen worden vaste werkplekken, bureaus of kantoren nu minder dan 50 procent van de tijd gebruikt, wat een enorme verspilling betekent, niet alleen in termen van vierkante meters en duurzaamheid, maar ook in bedrijfskosten (1).

Flexibel lockerbeheer als onderdeel van uw Activiteit Gerelateerd Werken strategie

Deze efficiëntieslag in de vaste werkplekken, is ook realiseerbaar bij het managen van de lockers. Het werken met dynamische locker-oplossingen motiveert zowel werknemers als bezoekers om zich vrij door het kantoor te verplaatsen. Op deze manier kunnen ze hun bezittingen opslaan naast de werkplek die het beste past bij hun huidige activiteiten. Mensen kunnen op elk moment een kluisje voor hun persoonlijke bezittingen gebruiken, maar het is niet nodig om voor elke persoon een vast kluisje te hebben. Als u een dynamisch lockerbeheersysteem als onderdeel van uw AGW implementeert, kunt u het aantal benodigde lockers met 30% verminderen. Wat betekent dat ook uw operationele kosten dalen.

Hieruit blijkt dat er een duidelijke financiële prikkel is om AGW te implementeren, omdat het concept organisaties in staat stelt hun kantoorruimte efficiënter te gebruiken. Even belangrijk is echter het doel van het concept om werknemers meer mogelijkheden te geven door hen meer controle te geven over waar en wanneer ze werken.
Jurriaan van Meel (2) vat de voordelen van Activiteit Gerelateerd Werken voor zowel de medewerkers als de organisatie samen in een kort overzicht:

Voordelen voor de organisatie:

  • Lagere bezettingskosten
  • Kleinere ecologische voetafdruk
  • Verhoogde flexibiliteit
  • Betere interactie tussen teams
  • Potentiële prestatieverbetering van het personeel
  • Ondersteuning voor culturele verandering.

Voordelen voor medewerkers:

  • Meer autonomie in de keuze van de werkplek
  • Meer keuze en variatie in de beschikbare werkplekken
  • Gevanceerde technieken die mobiel werken faciliteren
  • Meer contact met collega’s
  • Minder hierarchische verschillen
  • Een minder zittende, gezondere werkstijl
  • Minder maar kwalitatief betere werkplekken.
Activiteit Gerelateerd Werken werkplekken Activiteit Gerelateerd Werken werkplekken

Gezondere werknemers in ABW-kantoren

Laten we dieper ingaan op enkele van deze voordelen. Uit het beschikbare onderzoek naar gezondheid in verband met Activiteit Gerelateerd Werken blijkt dat er een positief effect lijkt te zijn op het welzijn van mensen. Een Zweedse studie toonde de verschillen in gezondheid aan tussen AGW-kantoren en open kantoren.

Eerst delen we onze definities van deze twee soorten kantoorruimtes.Een open kantoorruimte (ook wel open-plan office) is een kantoorindeling die de privékantoren elimineert. In dit concept zijn er misschien enkele vergaderruimtes, maar het grootste deel van de dag werkt iedereen in dezelfde ruimte. Dit verschilt sterk van het op activiteiten gebaseerde kantoorconcept, waar mensen kunnen kiezen uit verschillende werkruimten, elk ontworpen voor een specifieke activiteit. Dit betekent dat er een open kantoorruimte is, maar bijvoorbeeld ook werkruimte voor meer concentratie en ruimtes voor teamwerk.

Uit het onderzoek bleek dat AGW-kantoren hoog scoren op gezondheid, terwijl open kantoortypen over het algemeen laag scoren. Een verklaring hiervoor kan liggen in het toegenomen gevoel van persoonlijke controle over de werkomgeving. Een andere mogelijke reden kan liggen in een verandering in het zit-gedrag van mensen. Er is een Australische studie gedaan waarin naar voren kwam dat werknemers minder zaten (daling van 14%), meer stonden (11%) en meer wandelen (3%), deze cijfers konden tot dusver echter nog niet worden ondersteund met fysieke metingen (3).

Activiteit Gerelateerd Werken kan zeer voordelig zijn voor uw bedrijf, waarbij de implementatie hiervan spot on moet zijn. Activiteit Gerelateerd Werken kan zeer voordelig zijn voor uw bedrijf, waarbij de implementatie hiervan spot on moet zijn.

Hoe Activiteit Gerelateerd Werken de prestaties van medewerkers beïnvloedt

Nederlandse onderzoekers Susan Smulders en Denise Clarijs (4) onderzochten het effect van een op activiteiten gebaseerde werkomgeving op de productiviteit en concludeerden dat bijna 70% van de deelnemers aan de studie een hogere productiviteit ervoer en twee derde van hen gaf aan dat hun werk hen meer stimuleert. Meer dan 60% van de mensen antwoordde in het onderzoek dat ze meer energie hebben in een op activiteiten gebaseerde werkomgeving.

Belangrijke take-aways om Activiteit Gerelateerd Werken succesvol te implementeren

Tot nu toe hebben we veel voordelen van Activiteit Gerelateerd Werken besproken. AGW heeft echter ook enkele kanttekeningen. De bereidheid van mensen om gedrag te veranderen is vaak beperkt, waardoor mensen niet het volledige potentieel van AGW benutten. Daarom is het belangrijk om dit onderwerp op de agenda te zetten in uw verandermanagementprogramma om ervoor te zorgen dat de werknemers met succes volgens deze nieuwe werkwijze gaan werken. De klachten van de meeste mensen over AGW hebben vooral betrekking op afleiding en teveel lawaai en daarnaast een gebrek aan privacy (5). Houd rekening met deze klachten bij het ontwerpen van de kantoorruimtes en u verhoogt uw kansen op een succesvol, op activiteiten gebaseerd werkconcept aanzienlijk!

Over het geheel genomen is de conclusie van Activiteit Gerelateerd Werken dat het zeer voordelig kan zijn voor uw bedrijf, maar de implementatie moet spot on zijn. Uiteindelijk moet uw nieuwe strategie overeenkomen met de werkelijke behoeften van uw medewerkers en zijn er veel soorten mensen met veel diverse werkactiviteiten die een plek moeten krijgen.

Zorg er daarom voor dat u het juiste advies krijgt tijdens uw veranderprogramma om er zeker van te zijn dat u de gewenste resultaten bereikt. Vecos kan u bijvoorbeeld adviseren over het optimaliseren van het lockerbeheer in een op activiteiten gebaseerde werkomgeving. Als u hier meer over wilt weten, neem dan contact met ons op en we staan voor u klaar!

Bronnen
1 Using ABW to break boundaries in the mind, Veldhoen Company, 2019, via https://www.veldhoencompany.co...
2 Activity Based Working- The Purenet Practice Guide, Juriaan van Meel, https://www.cfpb.nl/media/uplo...
3 The rise and rise of Activity Based Working, Leesman, 2019, via https://www.leesmanindex.com/
4 Activity-Based Working is Making a Positive Impact on the Workplace, Elizabeth Dukes, 2019, via https://www.iofficecorp.com/bl...
5 Activity Based Working- The Purenet Practice Guide, Juriaan van Meel, via https://www.cfpb.nl/media/uplo...

Gerelateerde artikelen

Transforming the work environment into a smart workplace in 5 steps Blog In 5 stappen de werkomgeving transformeren tot een slimme werkplek Brainstorm session Blog Talent aantrekken en behouden met een slimme werkomgeving