Blog 14 mei 2020 3 min. leestijd

Inzichten uit het VK in het huidige wereldwijde thuiswerkexperiment

VECOS jan2015 6555

Terwijl de COVID-19-pandemie nog altijd groeit en de gevolgen wereldwijd gevoeld worden, ontstaan in hoog tempo nieuwe inzichten in de korte- en langetermijneffecten ervan.
Sinds door de overheid opgelegde restricties en tijdelijk ontslag zijn ingezet in een poging de uitbraak in te dammen en werknemers te beschermen, hebben veel Britse bedrijven COVID-19-noodplannen ingevoerd inclusief verplicht thuiswerkbeleid, en hebben sommigen bedrijfslocaties gesloten en laten geen bezoekers meer toe.

Lees in ons bloginterview met onze partner uit het Verenigd Koninkrijk (VK) welke impact de pandemie op de Britse markt heeft en hoe dit de werkomgevingen in het VK in de komende tijd gaat vormen.

Adrian Cowley, een van de oprichters en directeuren van Your Workspace Adrian Cowley, een van de oprichters en directeuren van Your Workspace

Kun je ons vertellen wie je bent en wat je rol is binnen Your Workspace?

Ik ben Adrian Cowley, een van de oprichters en directeuren van Your Workspace (voorheen Euro Workspace). We zijn toonaangevende aanbieders en producenten van opbergoplossingen en we staan bekend om onze expertise op het gebied van het leveren van slimme technologie voor opbergoplossingen.

We werken samen met Vecos en integreren hun technologie in ons product om een groeiend aantal wereldwijd opererende organisaties te voorzien van een topoplossing voor beheer en controle van opbergruimte.

Wat is op dit moment de impact van het coronavirus in je regio en in het bijzonder op werkomgevingen?

Het kantoor is de plek waar alles op het gebied van samenwerking en interactie plaatsvindt. Zelfs al krijg je veel werk efficiënter gedaan wanneer je thuiswerkt en misschien meer door collega’s afgeleid wordt op kantoor – op kantoor zijn heeft een sociale functie. Ik denk dat veel medewerkers er op dit moment moeite mee hebben hetzelfde niveau van interactie vast te houden nu ze thuiswerken in vergelijking met werken op kantoor. Dat is waarschijnlijk de balans van samenwerking binnen teams.

Een andere trend die we zien is dat organisaties voorzichtiger worden als het gaat om investeringen. Daarmee bedoel ik dat ze meer aandacht hebben voor het prijskaartje in plaats van het te beschouwen als een renderende investering.

Vanuit het oogpunt van besmetting en crowdmanagement zullen er veel nieuwe uitdagingen zijn. Vooral voor grote bedrijven die, zelfs als ze agile en flexibel werken, toch voor elkaar moeten zien te krijgen dat meer dan vijftienhonderd mensen op dezelfde locatie 2 meter afstand van elkaar bewaren.

We zitten nu allemaal met het vraagstuk hoe we zones gaan ontwerpen en social distancing in de werkomgeving gaan inpassen aangezien dit de norm kan worden.

Londen, een van onze voornaamste afzetmarkten, is een dichtbevolkte stad, net als New York. In dichtbevolkte steden is het coronavirus zeker ook een IT-vraagstuk, omdat mensen zo dicht op elkaar zitten. Zullen mensen bijvoorbeeld meer virtuele meetings houden dan in persoon omdat ze anders gezamenlijk in een afgesloten ruimte moeten zitten? Ik denk dat mensen in het algemeen meer virtuele meetings dan eerst zullen hebben en dat we gaan inzien dat virtuele meetings efficiënter zijn dan bijeenkomsten in persoon.
Waar we ook rekening mee moeten houden is social distancing op de werkplek zelf en hoe dit te implementeren. Met dit in gedachten moeten we ook kijken naar vervoer en reizen met de metro of bus, en ons afvragen of het echt nodig is om op kantoor te zijn.

Er wordt gesproken over een depressie en een recessie, maar als mensen vanuit huis werken en daar productiever zijn, zal dit het herstelproces bij een recessie helpen versnellen.

Ik denk dus dat er een recessie gaat komen en dat er mogelijk sprake is van een langzaam herstel. En veel mensen zullen zich wel twee keer bedenken voor ze in een vliegtuig stappen naar de andere kant van het continent.

Virtuele meetings met collega's zullen steeds vaker ingezet worden. Virtuele meetings met collega's zullen steeds vaker ingezet worden.

Hoe reageren vastgoedmanagers en architecten op de huidige situatie met het coronavirus?

Als het gaat om investeringen in vastgoed zullen we de gevolgen gaan te zien. Bedrijven zullen gaan nadenken of ze echt nog een gebouw nodig hebben of dat ze de huidige beschikbare ruimte kunnen benutten.

Werkgevers zouden moeten nadenken hoe zij hun medewerkers kunnen helpen bij het vormgeven van een werkruimte thuis en hoe dat te faciliteren in plaats van nog meer gemeenschappelijke ruimtes creëren in kantoren. En hoe plek kan worden geboden aan 400 medewerkers per dag, in plaats van 4000 mensen. Dit gaat een enorme impact hebben op de manier waarop kantoren worden ontworpen. Deze crisis dwingt bedrijven om te kijken wat ze beter moeten doen en verbeteringen in te voeren op basis van hun huidige beschikbare middelen.

Ik denk dat de negatieve kant van het coronavirus zal zijn dat veel bedrijven naar de cijfers zullen kijken en mensen gaan ontslaan. Niemand weet hoe lang de huidige situatie met het coronavirus gaat duren, en of het vervolgens terug kan komen na bijvoorbeeld zes maanden of twaalf maanden.

Werkgevers moeten nadenken over hoe ze hun werknemers kunnen helpen thuis een kantoor te bouwen en dat te faciliteren in plaats van nog meer gemeenschappelijke ruimtes in kantoren te voorzien. Werkgevers moeten nadenken over hoe ze hun werknemers kunnen helpen thuis een kantoor te bouwen en dat te faciliteren in plaats van nog meer gemeenschappelijke ruimtes in kantoren te voorzien.

Welke invloed heeft werken op afstand en werken vanuit huis op de bedrijven in jouw regio? En hoe gaan bedrijven ermee om?

Vanuit Your Workspace gezien was onze strategie voor de lockdown om twee separate kantoren te creëren om de risico’s voor medewerkers te helpen reduceren en de onderlinge contacten tussen de teams te beperken.
Als je het breder bekijkt in het VK zijn we waarschijnlijk vergelijkbaar met andere grotere bedrijven die in de afgelopen jaren al een platform voor werken op afstand in hun strategie hadden opgenomen.

Zij merken nu, met mensen die gedwongen worden vooral vanuit huis te werken, dat zij al ervaring hebben met flexibel werken en dat ze dat kunnen. Op kantoor zijn draait meer om het sociale element waar mensen weer naartoe willen, mensen in persoon kunnen spreken en echte gesprekken hebben.

Op dit moment kijken grote bedrijven zoals Deloitte, die al een agile werkstijl hebben geïmplementeerd in nieuwe activiteit-gerelateerde kantoren, alweer vooruit. Zij zullen juist meer mensen gaan aannemen, in plaats van mensen laten gaan. In dit proces zullen ze ook slimmer in plaats van harder gaan werken. Als je kijkt naar het ontwerp van hun kantoren en wat ze op dit moment proberen te doen: ze proberen meer mensen in minder ruimte in te passen. Dit gaat consequenties hebben voor hun open kantoren, net als de regels op het gebied van hygiëne en crowdmanagement waaraan ze zullen moeten voldoen.

Deloitte in VK heeft al een agile werkstijl geïmplementeerd. Deloitte in VK heeft al een agile werkstijl geïmplementeerd.

Wat gaat “het nieuwe normaal” worden in werkomgevingen?

Het is interessant om te zien dat mensen die vanuit huis werken geen goede faciliteiten of werkruimte hebben en zelfs aan kaptafels zitten te werken. Als medewerkers niet kunnen werken vanuit huis is er simpelweg een probleem met de fysieke ruimte, de fysieke ruimte die ze nodig hebben voor een thuiskantoor. Als je naar de technologie thuis kijkt, zijn de breedbandsnelheden en dergelijke voldoende en kan deze de toegenomen vraag aan.

Waar de optie bestond om vanuit huis te werken, hebben sommige mensen toch ervoor gekozen om naar kantoor te gaan of ze werkten twee of drie dagen per week op kantoor. Ik denk dat de bereidheid om thuis te werken mogelijk afhangt van de mate van flexibiliteit. Misschien is het een typisch Britse psychologische factor. Misschien heeft de oudere generatie het gevoel dat mensen thuiswerken omdat ze geen volledige dag willen werken. Deze veranderende vertrouwenskwestie speelt een belangrijke rol voor zowel de medewerker als de werkgever.

Denk je dat dit de implementatie van een flexibele werkplekstrategie gaat versnellen?

Wat betreft de werkomgeving in het algemeen en de werkplekstrategie is een van de dingen die we door deze crisis hebben geleerd dat zeker een derde, misschien de helft van onze mensen erg goed is in thuiswerken. Zij zijn behoorlijk productief geweest, wat deels te danken is aan het feit dat we al tools zoals Microsoft Teams, Zoom et cetera geïmplementeerd hadden.

Ik denk dat een van de redenen dat sommige werkgevers er niet in slagen agile werken succesvol te introduceren is dat zij hun medewerkers niet hebben meegenomen in een verandermanagementtraining. Ik denk dat bedrijven nu, omdat mensen ervaring hebben opgedaan met werken vanuit huis, flexibel werken gaan omarmen. Ik denk dat mensen de vele voordelen zullen inzien. Iedereen heeft het thuiswerkexperiment doorstaan en we zien nu in en ervaren dat mensen hun werk met hun gezinsleven kunnen combineren.

We hebben het gevoel dat we in de huidige crisis in zakelijk opzicht vooruitgang boeken. Ik denk dat de crisis ertoe gaat leiden dat mensen hun manier van agile werken en hun werkplekstrategie echt gaan heroverwegen en herzien. We zagen steeds dat mensen het aantal bureaus verminderden, maar in zo’n 90% van de gevallen was er geen definitieve oplossing voor opbergruimte. De meeste mensen gebruiken lockers en ruimtes op een traditionele manier en maken gebruiken van een combinatieslot of slot met toetsenblok. Bedrijven zullen nu verder gaan doordenken over opbergfaciliteiten en voor opbergruimte hetzelfde type strategie als voor bureaus proberen te adopteren.

Het voordeel van een slimme lockeroplossing zoals die van Vecos is dat gebruikers lockers contactloos kunnen openen met de app. Dit zal de verschuiving versnellen naar de keuze voor het gebruik van een mobiel apparaat voor toegang tot services in en rond het gebouw, in plaats van alles aan te raken met een kaart of met de handen. Touch-free of contactloze apparaten gaan echt een vereiste worden voor een kantooromgeving, prestaties verbeteren, data verschaffen en risico’s verkleinen voor de medewerker – het is een win-winsituatie.

Het voordeel van een slimme lockeroplossing zoals die van Vecos is dat gebruikers lockers contactloos kunnen openen met de app. Het voordeel van een slimme lockeroplossing zoals die van Vecos is dat gebruikers lockers contactloos kunnen openen met de app.

Welke tips heb je voor managementteams met betrekking tot flexibel werken en het managen van deze periode van werken op afstand?

  • Inherent aan toestaan dat mensen flexibel werken, en werk op kantoor met thuiswerken kunnen combineren, is dat dat top-down geïntroduceerd moet worden. Het moet een geïntegreerd onderdeel van de bedrijfscultuur zijn en vertaald worden naar de werkplekstrategie.
  • Vanuit het oogpunt van groepswerk is het verrassend om te zien hoe mensen proberen hun collega’s op leuke manieren gemotiveerd te houden. In deze crisis ga je denk ik wel zien wie de teamspelers zijn en wie niet.
  • Als het gaat om het laten slagen van flexibel werken en werken op afstand denk ik dat er heldere communicatie en duidelijkheid over de verwachtingen van het management moeten zijn.
  • Een andere tip is om contact te zoeken met andere directeuren, HR-managers of werkomgevingen om van elkaar te leren en te profiteren van hun lessen en ervaringen.
  • Ga de interactie aan met je medewerkers en bespreek hoe zij deze periode ervaren, wat zij ervan hebben geleerd en welke voordelen zij zouden willen toevoegen aan hun werksituatie. Bottom-up werken aan dergelijke verbeteringen is ook in het voordeel van het bedrijf en het resulteert in een beter rendement. En dat is een groot voordeel voor iedereen.

Gerelateerde artikelen

Transforming the work environment into a smart workplace in 5 steps Blog In 5 stappen de werkomgeving transformeren tot een slimme werkplek Brainstorm session Blog Talent aantrekken en behouden met een slimme werkomgeving