Blog 07 mei 2020 3 min. leestijd

Hoe je met slimme opbergruimte van je werkomgeving een 1,5-meter kantoor maakt

MIDRES BEWERKT ASTELLAS 3481

Bedrijven zijn begonnen met nadenken hoe ze plaats kunnen bieden aan medewerkers die terugkeren naar kantoor, aangezien bepaalde tijdens de COVID-19-pandemie opgelegde restricties zoals social distancing nog maanden van toepassing zullen zijn. Dit gaat het begin betekenen van een nieuwe rol en functie van de werkomgeving zoals we die kennen. In dit artikel zullen we enkele punten van overweging uitlichten voor de voorbereiding van de werkomgeving en werknemers om weer op kantoor te werken.

De huidige ontwikkelingen zullen zeer waarschijnlijk de kantoorruimte zoals we die kennen veranderen voor de toekomst. Het huidige thuiswerkexperiment heeft bewezen dat medewerkers niet fysiek op kantoor hoeven te zijn om te werken; het combineren van thuiswerken met werken op kantoor gaat gebruikelijker worden dan ooit tevoren.

Om ervoor te zorgen dat medewerkers weer veilig naar kantoor kunnen, zullen bedrijven voor een werkomgeving moeten zorgen die de veiligheid en gezondheid garandeert. Dit betekent dat kantoren zoals we die kennen mogelijk herontworpen moeten worden voor de toekomst om te voldoen aan nieuwe vereisten voor hygiëne en welzijn. Daarnaast past duurzaamheid volledig binnen deze nieuwe overwegingen.

Het nieuwe 1,5-meter kantoor

Eén van de vele implicaties en restricties van de COVID-19-pandemie is dat social distancing de nieuwe norm wordt op de werkvloer en bedrijven zullen hun kantoorruimtes moeten herinrichten met de nieuwe “1,5-meterregel” in gedachten. Een voorbeeld is het 6 Feet Office Project-concept van Cushman & Wakefield dat regels biedt die de implementatie van de veilige afstand van 1,5 meter vergemakkelijkt. Met de implementatie van deze regels kunnen bedrijven de terugkeer van hun medewerkers naar kantoor versnellen.

De vereiste 1,5 meter afstand tussen medewerkers heeft impact op de individuele plaatsverdeling, gemeenschappelijke ruimtes, gedeelde ruimtes zoals kantines, maar ook op individuele en teamopslagruimtes.

Activiteit-gebaseerd werkplekken zijn in opkomst. Activiteit-gebaseerd werkplekken zijn in opkomst.

Slimme lockers gebruiken om een 1,5-meter kantoor te creëren

Herindeling van werkruimtes vraagt om een slim lockermanagementsysteem dat een veranderende omgeving kan bijhouden. Werkplekken delen in een open kantoorruimte betekent dat medewerkers hun persoonlijke eigendommen gemakkelijk moeten kunnen opbergen. En wanneer medewerkers op verschillende plekken in het gebouw werken, is het belangrijk dat zij opbergruimte dicht bij hun tijdelijke werkplek hebben.

Een dynamisch lockersysteem zoals dat van Vecos helpt u vaste, gedeelde en flexibele lockers toewijzen aan medewerkers. Het idee achter een dynamisch systeem is dat het lockermanagement kan worden aangepast aan de specifieke situatie, wensen en vereisten in uw bedrijf.

De Vecos software is beschikbaar voor ieder bedrijven, maar het exacte gebruik en de vereisten verschillen per klant. De Vecos software is beschikbaar voor ieder bedrijven, maar het exacte gebruik en de vereisten verschillen per klant.

1. Maak crowdmanagement mogelijk en stuur gedrag

Als het gaat om COVID-19 geldt: hoe groter het aantal personen, hoe groter het risico. Grote aantallen medewerkers die terugkeren naar een gedeelde werkomgeving betekent een groot risico voor de verspreiding van en besmetting met virussen. Om die reden is het managen van het aantal medewerkers cruciaal bij de bescherming van de gezondheid op het werk.

Het slimme lockermanagementsysteem van Vecos vergemakkelijkt het managen van grote groepen mensen, bijvoorbeeld bij het ophalen van persoonlijke spullen uit hun locker in de lunchpauze of aan het einde van de dag waarbij een concentratie van mensen op een specifieke plek op kantoor ontstaat. Met specifieke functionaliteiten kunnen facilitair managers eenvoudige regels instellen waarmee de medewerkers op veilige afstand van elkaar kunnen blijven bij het gebruik van de lockers. Dit past perfect in de 1,5-meterkantoorconcepten.

Om lockergebruikers over verschillende verdiepingen in het kantoorgebouw te verdelen, biedt het lockersysteem van Vecos innovatieve functionaliteiten zoals “vooraf toegewezen bereik”. Met vooraf geconfigureerde 1,5-meterafstanden stuurt het systeem gebruikers dan naar specifieke lockers zodat zij niet te dicht bij elkaar komen. Dit resulteert in verspreiding van mensen over de kantoorruimte en helpt medewerkers 1,5 meter afstand te bewaren. Een ander groot voordeel is dat wanneer medewerkers hun locker op afstand bedienen via hun smartphone maar iemand dichtbij hun locker zien (bijvoorbeeld wanneer zij naar huis gaan), zij kunnen wachten en een veilige afstand bewaren terwijl de locker gesloten blijft. De locker springt niet open en wordt automatisch weer vergrendeld.

De video hieronder laat perfect zien op welke manier lockers kunnen worden toegewezen zodat de vereiste afstand tussen de lockers wordt bewaard:

2. Houd de opbergruimtes schoon en hygiënisch

Werkgevers moeten zorgen voor een veilige werkomgeving en de faciliteiten en schoonmaakproducten die het frequent reinigen van gemeenschappelijke ruimtes helpt stimuleren. De slimme lockers van Vecos zijn in dit opzicht een duurzame en 100% hygiënische oplossing die kan helpen werkplekken schoon te houden.

De Vecos-terminal werkt volledig contactloos, wat het besmettingsrisico beperkt. Interactie op de terminal is niet noodzakelijk. Een alternatief is het gebruik van een persoonlijke smartphone om een toegewezen locker te openen. Via het lockersoftwareplatform kunnen facilitair managers eenvoudig zien welke lockers in gebruik zijn en welke beschikbaar zijn voor schoonmaak of complete lockeropstellingen beschikbaar maken voor schoonmaak. Een andere cruciale functionaliteit die kan worden ingezet voor de handhaving van de voorschriften is het informeren van gebruikers. Het Vecos-systeem biedt de optie om notificaties naar gebruikers te versturen om hen er bijvoorbeeld aan te helpen herinneren dat zij hun locker moeten vrijgeven voor schoonmaak.

Een andere beschikbare standaardfunctionaliteit is lockers na (automatische) vrijgave eerst beschikbaar maken voor schoonmaak voordat ze weer beschikbaar worden gemaakt voor andere medewerkers.

Voorbereiden op de nieuwe kantoorrealiteit

Een ding is zeker: wanneer we terugkeren naar kantoor is een van de consequenties van de COVID-19-pandemie dat social distancing voorlopig moeten worden gehandhaafd door middel van het 1,5-meterkantoor. Eenmaal opgestart, als dynamisch en flexibel werken het nieuwe normaal zijn geworden, zullen bedrijven langetermijnoplossingen moeten vinden die medewerkers in staat stellen overal te werken en te zorgen voor hun veiligheid en welzijn, naast hun bedrijfsactiviteiten zo effectief mogelijk uitvoeren. In het huidige zakelijke en economische klimaat zijn onzekerheid en volatiliteit het nieuwe normaal geworden. Dit is waarom bedrijven in staat moeten zijn continu te innoveren en investeren in langetermijnoplossingen en een mindset moeten creëren die hen helpt snel aan te passen aan nieuwe omstandigheden, zonder hun financiële prestaties op de korte termijn te ondermijnen.

Vecos ontwikkelt al meer dan 20 jaar software voor slimme lockers en zorgt ervoor dat bedrijven optimaal gebruik kunnen maken van hun werkomgeving. Deze software helpt bedrijven flexibeler te werken, bijvoorbeeld doordat het medewerkers zelfstandig gebruik laat maken van de lockers, op elke locatie in de werkomgeving, zonder dat facilitair management fysiek aanwezig hoeft te zijn om de lockers te beheren.

De software van Vecos biedt een zelfservice-oplossing inclusief de mogelijkheid van “1,5-meter kantoor-regels”. De intuïtieve software is eenvoudig te gebruiken en bespaart facilitair management tijd en werk. De technologie past goed binnen moderne werkplekstrategieën zoals agile of activiteit-gerelateerd werken. Met onze software ondersteunen we bedrijven in de transformatie naar een nieuwe werkstijl.

Gerelateerde artikelen

Transforming the work environment into a smart workplace in 5 steps Blog In 5 stappen de werkomgeving transformeren tot een slimme werkplek Brainstorm session Blog Talent aantrekken en behouden met een slimme werkomgeving