Blog 21 nov. 2019 3 min. leestijd

Haalt u het maximale uit uw kantoorruimtes?

WEBSIZE VECOS Accenture 0303

Volgens het recente work_it rapport van het CBRE is het ontwikkelen van een werkplekstrategie de afgelopen jaren steeds gangbaarder geworden. Steeds meer bedrijven beseffen dat het kantoor een belangrijke rol speelt in het aantrekken en behouden van medewerkers, het bevorderen van samenwerking, het verbeteren van de bedrijfscultuur en het beheersen van de kosten. Veel bedrijven worstelen echter met het implementeren van transformatieprojecten gericht op de werkplek. Een van de belangrijkste redenen die het CBRE noemt is het falen om het ruimtegebruik in kantoor vanaf het begin nauwkeurig te meten.

Wat omvat het ruimtegebruik in kantoor precies en waarom is het belangrijk?

Het ruimtegebruik in kantoor, vanuit het Engels vertaald ‘office space utilization’, is het proces waarin een organisatie kijkt naar hoe, waarom en hoeveel bestaande kantoorruimtes worden gebruikt. Hierbij wordt in beeld gebracht welke ruimtes weinig tot niet gebruikt worden om deze vervolgens zo slim mogelijk opnieuw in te richten. U streeft immers naar zo efficiënt mogelijk gebruik van de beschikbare ruimte. Kantoorruimte is na het personeel de grootste kostenpost voor de meeste bedrijven. Zodra de vraag naar ruimte toeneemt en het personeelsbestand blijft groeien wordt de wijze waarop de beschikbare ruimte ingericht is een belangrijk topic.

Hoe kun je het gebruik van de ruimtes in kantoor optimaliseren?

1. Maak ruimtegebruik en verspilling inzichtelijk

Door de inzet van slimme IoT sensoren kunnen bedrijven op ieder moment inzicht krijgen in de daadwerkelijke bezettingsgraad op kantoor. Zorg er naast het meten van deze data ook voor dat er structureel aandacht wordt geschonken aan de opvolging van de verzamelde resultaten. Identificeer de gebieden die geoptimaliseerd kunnen worden en verbeter deze gebieden om de ruimtes weer nuttig en productief te maken.

Zodra de vraag naar ruimte toeneemt en het personeelsbestand blijft groeien wordt de wijze waarop de beschikbare ruimte ingericht is een belangrijk topic. Zodra de vraag naar ruimte toeneemt en het personeelsbestand blijft groeien wordt de wijze waarop de beschikbare ruimte ingericht is een belangrijk topic.

2. Denk aan nieuwe flexibele werkstijlen

Het is lastig om de kantoorruimtes te optimaliseren als uw medewerkers te gehecht zijn aan het hebben van een eigen bureau. CBRE onderzocht dat 75% van de bedrijven op dit moment nog werkt met toegewezen werkplekken.
Meer dan de helft (52%) geeft echter aan in de nabije toekomst wel meer flexibel te willen gaan werken. Wanneer bedrijven meer richting een flexibele of activiteit gerelateerde werkstijl gaan dan draagt dat flink bij aan de mogelijkheid om ruimtegebruik te optimaliseren.
Een mooi voorbeeld is het project The Edge, waarbij Vecos voor Deloitte 880 dynamische lockers installeerde voor meer dan 2000 medewerkers. Het flexibel werken maakte hier een besparing mogelijk van ruim 50% vloeroppervlakte en kastruimte in vergelijking met traditionele oplossingen.

Gebruik technologie om medewerkers te faciliteren en ruimtegebruik te optimaliseren. Gebruik technologie om medewerkers te faciliteren en ruimtegebruik te optimaliseren.

3. Gebruik technologie om medewerkers te faciliteren en ruimtegebruik te optimaliseren

Veel mensen voelen zich ongemakkelijk wanneer ze geen vaste werkplek of een vaste locker hebben. Het is niet per definitie de verandering die mensen een probleem vinden, het is voornamelijk de onzekerheid rondom de verandering. Mensen willen graag weten waar ze aan toe zijn. Binnen een kantoor is dit eenvoudig te realiseren door het inrichten van goede ruimtebeheersoftware en werkplekapplicaties die medewerkers helpen een werkplek en een locker te vinden, ruimtes te reserveren en verbonden te blijven met de organisatie. Daarnaast leveren deze technologieën het facilitair team ook inzichten die hen kunnen helpen om de werkplekken weer te optimaliseren.

Vecos ontwikkelt deze technologie specifiek voor het lockermanagementbeheer.

Concluderend zien we dat het meten van het ruimtegebruik een ideaal startpunt is voor organisaties die serieus nadenken over de werkplekstrategie. Statistieken zoals ruimtegebruik kunnen voor beheerders heel nuttig zijn bij het nemen van beslissingen over de werkplek en het beheren van onroerend goed. Zodra in uw bedrijf het ruimtegebruik nauwkeurig in beeld is gebracht, kunt u met de juiste partners aan de slag om de werkplek zo optimaal mogelijk in te richten.

Gerelateerde artikelen

Transforming the work environment into a smart workplace in 5 steps Blog In 5 stappen de werkomgeving transformeren tot een slimme werkplek Brainstorm session Blog Talent aantrekken en behouden met een slimme werkomgeving