Blog 09 avr. 2020 2 temps de lecture min.

À considérer lors de la rénovation de votre bureau pour un bureau flexible

Il va sans dire qu'une augmentation du travail à distance signifie une diminution de l'utilisation des bureaux.

Si vous cherchez à rénover votre bureau et à repenser votre concept d'espace de bureau, c'est le moment de le faire. Avec un grand nombre d'employés travaillant actuellement à domicile et avec l'augmentation du travail à distance parmi les milléniaux, la nécessité de fournir des bureaux, des espaces de stockage et des bureaux pour tous les individus en même temps est devenue obsolète.

Ce blog met en évidence certains des défis ainsi que les victoires que certaines entreprises ont connues lors de la réutilisation de leurs bureaux actuels et sont passées d'un lieu de travail fixe à une stratégie de travail flexible.

Les principes d'un flex office sont simples : des espaces dédiés avec des postes de travail en libre service dans des espaces de travail partagés, ouverts, flexibles et connectés. Avec la réduction des coûts, l'augmentation de la productivité des employés, le bien-être et la mobilité, ainsi que la numérisation des postes de travail, le concept de flex offices s'est progressivement imposé dans de nombreuses entreprises à travers le monde.

La révolution de la conception d'un espace de travail digital

S'agissant de l'adoption de technologies émergentes et de la transformation numérique, de nombreuses entreprises françaises font toujours preuve de réticence. En revanche, d’autres entreprises, reconnaissant le besoin de flexibilité et de mobilité des employés, ont décidé de lancer la révolution consistant à repenser et à remodeler les modèles traditionnels en faveur de lieux de travail ouverts, efficaces et d’expériences numériques offertes à leurs employés. Des entreprises telles que Sanofi, Axa, Capgemini, Deloitte, PwC ou Danone, ont lancé cette tendance : toutes se sont concentrées sur une véritable numérisation de leur entreprise et une transformation en flex office.

Marc Zuili, CIO de Deloitte France, reconnaît que tout est aujourd'hui numérique et que cela affecte le mode de travail des employés ainsi que ce qu'ils attendent de leur entreprise en termes de services et d'expériences fournis. Deloitte a totalement adapté son lieu de travail pour devenir un flex office. Ils offrent divers services à leurs employés, afin que chaque consultant ou partenaire puisse travailler librement dans une zone de travail assignée et contrôler chaque service via un smartphone.

Chez Axa France, les espaces ouverts et les nouveaux espaces de réunion encouragent la collaboration entre les équipes et représentent le début d'une véritable transformation culturelle. À ce jour, plus de 2 000 employés d’AXA ont été encouragés et aidés à évoluer vers une organisation spatiale basée sur l’activité.

Lors de son déménagement dans un nouveau siège, Capgemini a adopté les nouvelles méthodes de travail et est l’un des premiers flex office avec partage de bureau de Capgemini. Ce projet, également appelé The 147 , s'inscrit dans la continuité d'un plan global de transformation et de modernisation de l'immobilier mené depuis trois ans, consistant à consolider les différents sites du groupe Capgemini afin de proposer les fonctionnalités et services correspondant aux besoins réels des employés.

Lorsque les entreprises s'orientent davantage vers un style de travail flexible ou lié à une activité, cela contribue grandement à la possibilité d'optimiser l'utilisation de l'espace. Lorsque les entreprises s'orientent davantage vers un style de travail flexible ou lié à une activité, cela contribue grandement à la possibilité d'optimiser l'utilisation de l'espace.

Le retour sur investissement de la rénovation d'espace

Les coûts de rénovation d'un bureau pour s'adapter aux changements que traversent les entreprises, pour répondre aux besoins des employés en matière de collaboration et de rencontres plus que de travailler en silo, sont souvent très faibles par rapport au loyer que les locataires paient pendant la durée de vie de l'immeuble.

En examinant les conditions de location et les coûts budgétaires pour la remise à neuf, il peut être clair de voir les avantages substantiels en termes de coûts qu'une remise en état offrira. En outre, l'investissement dans de nouvelles infrastructures technologiques et électriques peut permettre de réduire les coûts de fonctionnement et permettre aux entreprises de se conformer à leurs responsabilités d'entreprise.

Une rénovation bien conçue et complète peut également offrir la possibilité à un bâtiment d'atteindre la norme de durabilité du certificat BREEAM.

La montée du flex office : les atouts des bureaux de demain

La mentalité de travail de la nouvelle génération, ainsi que l'adoption rapide des technologies émergentes, ont nécessité un remaniement différent de la stratégie d'entreprise et de la culture d'entreprise, avec un impact réel sur la dimension managériale, les ressources humaines et l'utilisation de l'espace. Quels sont les principaux avantages du passage aux flex offices ?

(1) Flexibilité

Imaginez, un ordinateur et un smartphone à la main, l’employé se déplace tous les jours dans un bureau différent et passe du temps dans des espaces collectifs comme la cafétéria ou le lounge…. Plus de poste de travail dédié pour une flexibilité maximale. Les employés sont libres de travailler où ils veulent, dans des conditions qui leur conviennent le mieux.

C'est le « no fixed office » qui permet ces échanges quotidiens entre employés de différents services, en encourageant la collaboration et en améliorant la créativité, ce qui permet de travailler dans des espaces de travail plus agréables et plus agiles.

(2) Réduction des coûts et espace efficace

Les bureaux partagés constituent un moyen d'optimiser les bureaux inutilisés, chiffre qui, à Paris par exemple, est estimé à 50 % et 60 % sur l'année.

L’adoption d’un concept de flex office a donc aussi des implications et des raisons économiques : enlever les meubles inutilisés, fournir moins de postes de travail en diversifiant les environnements de travail, se concentrer sur les zones et fournir d’autres services utiles aux employés (cafés, zones de rencontre et de cotravail, espaces de détente et de jeux, pièces calmes).

Lorsqu'elles repensent l'espace de travail, les entreprises choisissent de se concentrer sur le bien-être de leurs employés.


(3) Casser le cloisonnement des départements

Au-delà des gains de santé au travail et notamment de réduction des coûts, le flex office repose sur une question de gestion et de communication. Traditionnellement organisées en services et en territoires distincts, les entreprises qui osent faire preuve de souplesse ont dû « casser le cloisonnement » existant : les employés peuvent se regrouper et se rencontrer en fonction des projets dans lesquels ils sont impliqués et de leur disponibilité.

Casser le cloisonnement des départements Casser le cloisonnement des départements

Clé du succès : fournir les bonnes technologies

Afin d'avoir un flex-office réussi, il est nécessaire de déployer la bonne technologie et d'encourager tous les employés à faire ce changement. De l'équipement audiovisuel, des options pour travailler à distance, des plates-formes pour contrôler les services dans le bâtiment (lumière, température, occupation de l'espace, recherche de collègues, aperçu de l'occupation des bureaux, stockage dynamique en libre-service), tous ces outils numériques intelligents sont essentiels.

D'une part pour permettre aux salariés d'évoluer vers un style de travail flexible et d'autre part pour aider les responsables d'établissement à gérer efficacement ce type d'espaces de bureaux.

Un autre exemple de technologie mise en œuvre au cœur d'une stratégie sur le lieu de travail est les données en temps réel de différents systèmes qui rendront la maintenance du lieu de travail plus efficace. En identifiant les espaces de bureaux les plus utilisés, par exemple, pour informer les horaires de nettoyage ou facturer différentes unités commerciales pour l'énergie et l'espace qu'ils utilisent.

En utilisant la technologie intelligente, la productivité des employés peut augmenter et cela a également un impact sur les résultats commerciaux de l'entreprise.

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