Blog 09 Apr. 2020 2 Mindest-Lesezeit

Umbau von Büroräumen zum Flex-Office: Was ist beim Flex-Office-Konzept zu beachten?

In einer offenen Umgebung ist es jedoch wichtig, dass es Richtlinien gibt, die den Fokus, den Zugang und die Privatsphäre eines Mitarbeiters in einer offenen kollaborativen Umgebung sichern.

Planen Sie ein neues Büroraumkonzept? Sind Sie offen für innovatives, flexibles Arbeiten? Oder sind Sie bereits mittendrin in der Umstrukturierung Ihrer Büroräume? Auf jeden Fall ist jetzt der richtige Zeitpunkt, da aufgrund der Corona-Pandemie nach wie vor noch viele Mitarbeiter im Home Office arbeiten.

Die Digitalisierung erfährt nicht zuletzt durch Corona einen Schub. Und Sie erfahren in unserem Blogartikel, welche Vorteile die flexible Arbeitsplatzstrategie mit sich bringt und worauf Sie achten sollten.

Die Prinzipien eines Flex-Office sind einfach: individuelle Räume mit Desk Sharing-Arbeitsplätzen in einem gemeinsamen, offenen, flexiblen und vernetzten Arbeitsumfeld. Durch Reduzierung der Kosten, Erhöhung der Produktivität, des Wohlbefindens und der Mobilität der Mitarbeiter sowie der Digitalisierung der Arbeitsplätze hat das Konzept der flexiblen Büros nach und nach in vielen Unternehmen weltweit Einzug gehalten.

Die neue Gestaltung digitaler Arbeitsplätze

Wenn es darum geht, aufkommende Technologien zu übernehmen und sich auf die digitale Transformation zuzubewegen, zögern viele französische Unternehmen noch immer, sich zu verändern. Andere Unternehmen hingegen haben die Notwendigkeit von Flexibilität und Mobilität ihrer Mitarbeiter erkannt. Sie denken um und leiten eine Neugestaltung traditioneller Modelle zugunsten offener und effizienter und digitaler Arbeitsplätze für ihre Mitarbeiter ein. Dieser Trend wird von Unternehmen wie Sanofi, AXA, Capgemini, Deloitte, PwC und Danone angeführt: Alle haben sich auf eine echte Digitalisierung ihres Unternehmens und die Umwandlung in Flex-Offices konzentriert.

Marc Zuili, CIO, Deloitte Frankreich, hat erkannt, dass heutzutage alles digital getrieben ist. Es beeinflusst die Art und Weise, wie die Mitarbeiter arbeiten und auch, was sie von ihrem Unternehmen in Bezug auf die angebotenen Dienstleistungen und Erfahrungen erwarten. Deloitte hat seine Arbeitsplätze komplett in ein Flex-Office umgewandelt. Sie bieten ihren Mitarbeitern verschiedene Möglichkeiten an, sodass jeder Berater oder Partner frei in einer zugewiesenen Arbeitszone arbeiten und jeden Dienst über Smartphones bedienen kann.

Bei AXA Frankreich fördern offene Flächen und neue Besprechungsräume die Zusammenarbeit zwischen den Teams und stellen den Beginn eines echten kulturellen Wandels dar. Mittlerweile wurden mehr als 2.000 AXA Mitarbeiter ermutigt und unterstützt, sich mit der tätigkeitsbezogenen Raumplanung neu zu organisieren.

Mit dem Umzug in die neue Zentrale hat Capgemini neue Arbeitsweisen angenommen und ist eines der ersten Flex-Offices von Capgemini mit Desk Sharing. Dieses Projekt, auch "The 147" genannt, ist die Fortsetzung eines globalen Plans zur Umwandlung und Modernisierung von Immobilien, der in den letzten drei Jahren durchgeführt wurde. Er soll die verschiedenen Standorte der Capgemini-Gruppe konsolidieren, um die Funktionalitäten und Dienstleistungen anzubieten, die den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen.

Wenn Unternehmen mehr auf einen flexiblen oder aktivitätsbezogenen Arbeitsstil setzen, trägt dies erheblich zur Optimierung der Raumnutzung bei. Wenn Unternehmen mehr auf einen flexiblen oder aktivitätsbezogenen Arbeitsstil setzen, trägt dies erheblich zur Optimierung der Raumnutzung bei.

Der Return on Investment der Raumrenovierung

Die Kosten für die Renovierung eines Büros zur Anpassung an Veränderungen, die Unternehmen durchlaufen, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach Zusammenarbeit und Besprechung zu erfüllen, sind im Vergleich zu den Mietpreisen, die Mieter über die gesamte Lebensdauer des Gebäudes zahlen, häufig von geringer Bedeutung.

Durch die Überprüfung der Mietbedingungen und der Budgetkosten für die Sanierung kann deutlich werden, welche erheblichen Kostenvorteile eine Sanierung mit sich bringt. Darüber hinaus können Investitionen in neue technologische und elektrische Infrastrukturen zu geringeren Betriebskosten führen und es Unternehmen ermöglichen, ihrer Unternehmensverantwortung nachzukommen.

Eine gut konzipierte und umfassende Sanierung bietet einem Gebäude auch die Möglichkeit, einen Nachhaltigkeitsstandard mit dem BREEAM-Zertifikat zu erreichen.

Der Aufstieg des Flex-Office: Vorteile der Büros der Zukunft

Die Arbeitsmentalität der neuen Generation sowie die schnelle Übernahme neuer Technologien erforderten eine Überarbeitung der Arbeitsplatzstrategie und der Unternehmenskultur, mit echten Auswirkungen auf die Managementdimension, die Personal- und Raumnutzung. Was sind die Hauptvorteile von Flex-Offices?

(1) Flexibilität

Stellen Sie sich vor Mitarbeiter wechseln mit Laptop und Smartphone jeden Tag in einen anderen Büroraum und verbringen Zeit in Gemeinschaftsräumen wie der Cafeteria oder der Lounge ... Keine festen Schreibtische mehr zugunsten maximaler Flexibilität. Die Mitarbeiter können frei arbeiten, wo sie wollen, unter Bedingungen, die ihnen am meisten zusagen.

„Kein festes Büro“ zu haben ermöglicht den täglichen Austausch zwischen den Mitarbeitern verschiedener Abteilungen, der wiederum eine Zusammenarbeit fördert und die Kreativität verbessert, und das Arbeiten in angenehmeren und agilen Arbeitsräumen ermöglicht.

(2) Kostenreduktion & Flächeneffizienz

Shared Desks sind eine Möglichkeit, ungenutzte Büroflächen zu optimieren, was z. B. für Paris eine Einsparung von 50 bis 60 % pro Jahr bedeuten würde. Die Einführung von Flex-Office hat daher auch wirtschaftliche Auswirkungen und Gründe: Entfernung ungenutzter Möbel und weniger Arbeitsplätze durch Diversifizierung der Arbeitsumgebung und Konzentration auf Zonen und andere für die Mitarbeiter nützliche Räume (Cafes, Besprechungs- und Arbeitszonen, Entspannungs- und Spielzonen, Ruheräume).
Wenn Unternehmen den Raum am Arbeitsplatz neu überdenken, konzentrieren sie sich auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

(3) Aufbrechen der Abteilungs-Strukturen

Vor dem Gewinn an Gesundheit am Arbeitsplatz und vor allem vor der Kostensenkung steht bei der Einführung vom Flex Office die Frage der Führung und Kommunikation. Unternehmen, die traditionell in Abteilungen und getrennten Gebieten organisiert sind und die den Wechsel zum Flex-Office gewagt haben, mussten „bestehende Strukturen aufbrechen“. In einem Flex-Office können sich die Mitarbeiter je nach den Projekten, an denen sie beteiligt sind, und ihrer Verfügbarkeit neu gruppieren und treffen.

Aufbrechen der Abteilungs-Strukturen Aufbrechen der Abteilungs-Strukturen

Erfolgsrezept: Richtige Technologien bereitstellen

Um ein erfolgreiches Flex-Office zu haben, ist es notwendig, die richtige Technologie einzusetzen und alle Mitarbeiter zu ermutigen, diese Änderung vorzunehmen. Von audiovisuellen Geräten über Optionen für die Fernarbeit bis hin zu Plattformen zur Steuerung von Diensten im Gebäude (Licht, Temperatur, Raumbelegung, Suche nach Kollegen, Einblick in die Belegung des Schreibtisches, dynamischer Speicher mit Selbstbedienung - all diese intelligenten digitalen Tools sind unerlässlich.

Einerseits, um den Mitarbeitern einen flexiblen Arbeitsstil zu ermöglichen, und andererseits, um Facility Managern dabei zu helfen, diese Art von Büroräumen effizient zu verwalten.

Ein weiteres Beispiel für eine Technologie, die im Kern einer Arbeitsplatzstrategie implementiert ist, sind die Echtzeitdaten von verschiedenen Systemen, die die Wartung des Arbeitsplatzes effizienter machen. Indem Sie ermitteln, welche Bürobereiche am häufigsten verwendet werden, um beispielsweise Reinigungspläne zu informieren oder verschiedene Geschäftsbereiche für die von ihnen genutzte Energie und den von ihnen genutzten Raum zu belasten.

Durch den Einsatz der intelligenten Technologie kann die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert werden. Dies wirkt sich auch auf die Geschäftsergebnisse des Unternehmens aus.

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